23 novembre 2016	Règlement de gestion opérationnelle des services de l'administration cantonale neuchâteloise (Règlement GestionNE) (*)
État au 1er juillet 2024

Le Conseil d’État de la République et Canton de Neuchâtel,

vu la loi sur l'organisation du Conseil d'État et de l'administration cantonale (LCE), du 22 mars 1983[1] ;

vu la loi sur les finances de l'État et des communes (LFinEC), du 24 juin 2014[2] ;

vu la loi sur le statut de la fonction publique (LSt), du 28 juin 1995[3] ;

vu le décret sur le programme de réformes de l’État, du 29 septembre 2015[4] ;

vu le décret portant sur la limitation de l'effectif du personnel de l'État, du 3 décembre 2015 ;

vu le règlement général d'exécution de la loi sur les finances de l'État et des communes (RLFinEC), du 20 août 2014[5] ;  

vu l'arrêté sur la gestion des risques et le contrôle interne au sens de l'article 6 du règlement sur le contrôle des finances, du 29 mai 2007[6] ;

vu la conception de la gestion opérationnelle des services, du 14 janvier 2015 ;  

sur la proposition du conseiller d'État, chef du Département des finances et de la santé,

arrête :

CHAPITRE PREMIER

Généralités

But

Article premier   Le présent règlement définit les règles de gestion applicables à l'ensemble des services de l'État. Le respect de ces règles doit permettre la standardisation des objectifs fixés, dans le but d'assurer un lien entre la conduite de l'État et la délivrance des prestations des services.  

 

Principes

Art. 2[7]   ¹Le-la chef-fe de département signe avec ses chef-fe-s de service un accord annuel (ci-après : accord GestionNE) sur les prestations, les objectifs, les mesures d’amélioration continue et les ressources mises à sa disposition.

²Le service entre dans le système GestionNE à la signature du premier accord.

³Abrogé

⁴Abrogé

 

Art. 3[8]    

 

CHAPITRE 2

QualitéNE

Éléments constitutifs

Art. 4[9]   QualitéNE implique pour les services :

a)  la description de sa mission, de son organisation et de ses prestations (ci-après : MOP) ;

b)  la description tenue à jour des processus essentiels, y compris l'identification des risques et des contrôles, en lien avec les exigences fixées par le contrôle cantonal des finances (CCFI) en matière de système de contrôle interne (SCI), tel que décrit dans l'arrêté sur la gestion des risques et le contrôle interne au sens de l'article 6 du règlement sur le contrôle des finances ;

c)  des enquêtes de satisfaction auprès de ses usagers-ères (enquête externe) et auprès de ses collaborateurs-trices (enquête interne) ;

d)  la saisie des heures sur les prestations ;

e)  la définition d'objectifs et d'indicateurs ;

f)   les entretiens annuels de développement, dans le cadre du processus d'appréciation, durant lesquels les objectifs du service sont déclinés en objectifs individuels ;  

g)  une revue annuelle en intégrant des mesures d'amélioration continue.

 

Conditions de base

Art. 5   Durant l'année qui précède la signature du premier accord GestionNE, le service établit le MOP et débute la description des processus. L'outil de saisie des heures est configuré sur la base du catalogue des prestations et paramétré en fonction des spécificités du service.

 

Amélioration continue

Art. 6[10]   ¹Dans une optique d'amélioration continue, les étapes de QualitéNE sont reconduites annuellement par le service.

²Des enquêtes de satisfaction internes et externes sont menées en principe au minimum une fois tous les quatre ans. Après discussion entre le-la chef-fe de département et le-la chef-fe de service, elles sont intégrées comme objectifs dans les accords GestionNE des exercices concernés.

³L’office d’organisation (OORG) assure la coordination des enquêtes de satisfaction externes. Il en informe la Conférence des secrétaires généraux.

⁴Le service organise une revue annuelle durant laquelle les résultats des enquêtes de satisfaction, l'atteinte des objectifs et l'utilisation des ressources sont analysés et des mesures d'amélioration sont proposées.

 

Signatures

Art. 7[11]   ¹Le MOP doit être signé par le-la chef-fe de service, le département ainsi que par l'OORG et le service financier (SFIN) qui assurent la cohérence et la bonne structure de ce document.

²La validation finale de ce document demeure de la compétence du-de la chef-fe de département.

 

Directives et support

Art. 8   L'OORG, après consultation de la Conférence des secrétaires généraux et en collaboration avec les services centraux concernés, émet les directives concernant les éléments de gestion cités ci-dessus et accompagne les services dans la réalisation de ces tâches.

 

Rôles et responsabilités

Art. 9[12]   ¹Le service est responsable de l'introduction et de la mise à jour de QualitéNE. Il doit respecter le calendrier défini par l'OORG, avec la collaboration des secrétariats généraux et du service de la chancellerie, et les services centraux concernés.  

²L'OORG, en collaboration avec les secrétariats généraux et le service de la chancellerie, assure que les services suivent les étapes de QualitéNE.

 

CHAPITRE 3

Accord GestionNE

Éléments constitutifs

Art. 10[13]   L'accord GestionNE est établi sur la base du catalogue de prestations provenant du MOP validé et des ressources (financières et humaines) telles que mentionnées dans la version validée la plus récente du budget. Il comprend :

a)  l'évolution de l'environnement du service et des impacts sur ses prestations ;

b)  les objectifs du service liés au programme de législature, à sa feuille de route et à son plan financier ;

c)  les objectifs stratégiques du service, hors feuille de route du programme de législature ;

d)  les mesures d’économie, hors plan financier du programme de législature ;

e)  les objectifs GestionNE sur les prestations et mesures d’amélioration ;

f)   le catalogue de prestations provenant du MOP validé.

 

Conditions de base

Art. 11   ¹La signature de l'accord ne peut se faire que si le service a introduit le système de gestion QualitéNE.

²Pour la signature du premier accord, les conditions de base définies à l'article 5 s'appliquent.  

 

Signatures

Art. 12[14]   ¹L'accord GestionNE est signé par le-la chef-fe de département et le-la chef-fe de service, sauf exception, au plus tard à fin février de l'année concernée par l'accord.  

²Les secrétariats généraux et le service de la chancellerie informent sans délai l’OORG de la fin de la procédure d’établissement des accords.

 

Rôles et responsabilités

Art. 13[15]   ¹Les secrétariats généraux et le service de la chancellerie coordonnent l'élaboration de l'accord GestionNE.

²Le respect de l'accord est assuré par les services qui établissent le suivi des objectifs (rapports GestionNE) aux dates des 30 juin et 31 décembre. Ce dernier rapport est plus complet et informe sur l'utilisation réelle des ressources.

³Le service met ces rapports à la disposition de son secrétariat général ou du service de la chancellerie.

⁴L'OORG met à disposition le modèle de l'accord, avant la fin du mois d'octobre de l'année qui précède la signature de l'accord.

 

CHAPITRE 4[16]

 

Art. 14 et 15[17]    

 

CHAPITRE 5[18]

 

Art. 16 à 20[19]    

 

CHAPITRE 6

Dispositions finales

Art. 22[20]    

 

Abrogation

Art. 23   L'arrêté concernant un projet pilote de gestion des services par enveloppe budgétaire et mandat de prestations, du 28 janvier 2013[21], est abrogé.

 

Notion d'enveloppe budgétaire

Art. 24   Le système GestionNE n'intègre pas la notion d'enveloppe budgétaire réglée aux articles 69 LFinEC et 56 RLFinEC.

 

Entrée en vigueur

Art. 25   ¹Le présent règlement entre en vigueur au 1^er décembre 2016.

²Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.