2 juin   2010	Règlement d'exécution de la loi sur l'harmonisation des registres officiels de personnes et le contrôle des habitants (RHRCH) (*)
Etat au 25 mai 2021

Le Conseil d'Etat de la République et Canton de Neuchâtel,

vu la loi fédérale sur l'harmonisation des registres des habitants et d'autres registres officiels de personnes (loi sur l'harmonisation des registres, LHR), du 23 juin 2006[1];

vu l'ordonnance sur l'harmonisation des registres (OHR), du 21 novembre 2007[2];

vu la loi concernant l'harmonisation des registres officiels de personnes et le contrôle des habitants (LHRCH), du 3 novembre 2009[3];

sur la proposition des conseillers d'Etat, respectivement, chef du Département de la justice, de la sécurité et des finances, et chef du Département de l'économie,

arrête:

 

 

chapitre premier

Harmonisation des registres

Section première: autorités compétentes

Département

Article premier[4]   ¹Le Département de l’économie, de la sécurité et de la culture (ci-après: DESC) est le département compétent en matière d'harmonisation des registres officiels de personnes.

²Il en est l'autorité de surveillance.

 

Service et office

Art. 2   Le DESC exerce ses tâches par l'intermédiaire du service de l'économie dont l'organe d'exécution est le service de statistique (ci-après: STAT) qui veille à la bonne exécution de l'harmonisation des registres.

 

Service informatique

Art. 3   Le service informatique de l'Entité neuchâteloise (ci-après: SIEN), se charge des tâches informatiques et techniques.

 

Registres

Art. 4   En collaboration avec le SIEN, sont tenus sous forme électronique:

a)  le registre des habitants;

b)  le registre des électeurs.

 

Communes:  

1.  Registres

Art. 5   ¹Les communes tiennent, sous forme électronique, le registre des habitants et celui des électeurs.

²Elles s'assurent que les personnes vivant dans les ménages collectifs (art. 2, let. a^bis OHR) sont inscrites dans le registre des habitants et, le cas échéant, dans celui des électeurs.

 

2.  Base de données des personnes

Art. 6   ¹Les données communales sont réunies dans la Base de données des personnes (BDP) cantonale.

²Les communes communiquent à la BDP, quotidiennement et via le réseau informatique cantonal, chaque événement d'état civil et changement d'adresse dans leur registre des habitants.

 

3.  Bâtiments et logements

Art. 7   Tant qu'il n'existe pas de registre cantonal des bâtiments et des logements, les communes doivent utiliser le Registre fédéral des bâtiments et des logements (RegBL) pour saisir, sous forme informatique, les bâtiments et logements se trouvant sur leur territoire, ainsi que pour la réalisation de la statistique de la construction exigée par l'Office fédéral de la statistique (OFS).

 

4.  Rues et adresses

Art. 8   ¹Les communes fournissent au Système d'information du Territoire Neuchâtelois (SITN) la nomenclature des rues et adresses situées sur leur territoire et doivent l'appliquer.

²Le SITN gère le référentiel cantonal des rues et adresse et le met à disposition au travers de son guichet cartographique.

 

Section 2: numéro AVS

Compétences:

1.  STAT

Art. 9   Conformément aux dispositions en la matière, le STAT:

a)  annonce, collectivement pour tous les services du canton qui tiennent les registres prévus par la LHR, l'utilisation systématique du numéro d'assuré AVS à la Centrale de compensation qui en publie la liste sur son site Internet;

b)  s'assure que les services communaux du contrôle des habitants (désigné ci-après: le service communal) obtiennent par le biais du SIEN les numéros d'assuré AVS, lors de sa première attribution globale.

 

2.  Communes

Art. 10   Les communes sont responsables de la mise à jour des numéros d'assurés AVS, au même titre que les autres informations de son registre des habitants.

 

Section 3: numéro de bâtiment et de logement

Principe

Art. 11   Dans le cadre de l'harmonisation des registres, un numéro de bâtiment (identificateur fédéral de bâtiment, EGID) et un numéro de logement (identificateur fédéral de logement, EWID) sont attribués, par le service communal, à chaque personne inscrite dans le registre des habitants.

 

 

Logement

Art. 12   ¹Chaque logement doit pouvoir être aisément identifié sans équivoque.

²A cette fin et en cas de nécessité, l'accès au logement doit être assuré.

³Dans les bâtiments complexes, les communes peuvent choisir de numéroter physiquement les logements.

 

Transmission des données

Art. 13   ¹Les données qui permettent l'attribution et l'introduction du numéro de logement doivent être transmises, au service communal, sous une forme permettant un traitement informatique.

²En principe, le service communal gère les contacts avec les fournisseurs de données (propriétaires, gérances, locataires).

³En cas de besoin, le STAT peut proposer un format, un jour de référence et des modalités de transmission des données.

 

Section 4: mise à disposition et utilisation des données

Mise à disposition:

1.  de l'Etat

Art. 14   ¹Les données contenues dans les registres communaux sont mises systématiquement à disposition de l'administration cantonale au travers de la BDP, aux fins de gestion administrative ou dans un but statistique.

²Sur la proposition du STAT, en collaboration avec le SIEN, le DESC établit des directives concernant la procédure de consultation, la transmission et l'utilisation réciproques des données entre l'Etat et les communes.

 

2.  des registres des habitants

Art. 15   La personne préposée au contrôle des habitants communique d'office, sous forme cryptée et par voie électronique, par le biais du réseau cantonal et de la plate-forme fédérale informatique sécurisés, les arrivées et les départs intercantonaux ou intercommunaux, respectivement aux communes de provenance et de destination.

 

chapitre 2

Contrôle des habitants

Section première: autorités compétentes

Département

Art. 16   Département de l’économie, de la sécurité et de la culture (DESC) est le département compétent en matière de contrôle des habitants.

²Il en est l'autorité de surveillance.

 

Service et office

Art. 17[5]   ¹Le DESC exerce ses tâches par l'intermédiaire du service cantonal de la population[6].

²Outre les attributions qui sont conférées par la loi et le DESC, le service cantonal de la population:

a)  veille à ce que les dispositions sur le contrôle des habitants soient appliquées de façon uniforme par les personnes préposées au contrôle des habitants;

b)  conseille et informe les personnes préposées au contrôle des habitants;

c)  élabore les directives nécessaires et les fait appliquer;

d)  établit, après consultation des personnes préposées au contrôle des habitants, les formulaires-type concernant, notamment, l'attestation de domicile, l'attestation de séjour et la déclaration de domicile;

e)  assure la formation des personnes préposées au contrôle des habitants et de leurs suppléants.

 

Section 2: contrôle des habitants

Déclaration d'arrivée

Art. 18   ¹La déclaration d'arrivée (art. 39 LHRCH) doit contenir, pour chaque personne, les renseignements suivants:

a)  le numéro d’assuré AVS à treize positions (NAVS 13);

b)  le numéro attribué par l’office à la commune et le nom officiel de la commune;

c)  l’identificateur de bâtiment selon le Registre fédéral des bâtiments et des logements (RegBL) de l’office;

d)  l’identificateur de logement selon le RegBL, le ménage dont la personne est membre et la catégorie de ménage;

e)  le nom officiel de la personne et autres noms enregistrés à l’état civil;

f)   la totalité des prénoms cités dans l’ordre exact;

g)  l’adresse et adresse postale, y compris le numéro postal d’acheminement et le lieu;

h)  la date de naissance et le lieu de naissance;

i)   le lieu d’origine, si la personne est de nationalité suisse;

j)   le sexe;

k)  l’état civil;

l)   l’appartenance à une communauté religieuse reconnue de droit public ou reconnue d’une autre manière par le canton;

m) la nationalité;

n)  le type d’autorisation, si la personne est de nationalité étrangère;

o)  l’établissement ou le séjour dans la commune;

p)  la commune d’établissement ou la commune de séjour;

q)  la date, la commune ou l’Etat de provenance;

r)  le droit de vote et l'éligibilité aux niveaux fédéral, cantonal et communal.

²En outre, elle peut contenir les renseignements suivants:

a)  la langue maternelle;

b)  la filiation complète;

c)  la profession;

d)  le nom et l'adresse de l'employeur et, pour les personnes indépendantes, le lieu de travail;

e)  les autres nationalités;

f)   les relations familles (liens avec le conjoint ou les enfants mineurs);

g)  le représentant légal éventuel;

h)  les noms usuels ou de célibataire.

³En cas de séjour (art. 44, al. 3 LHRCH), chaque personne de nationalité étrangère présentera comme pièce de légitimation, une carte d'identité ou un passeport non échu, établi par sa représentation diplomatique ou consulaire.

 

Séjour particulier

Art. 19   La déclaration de séjour (art. 47 LHRCH) est applicable, par analogie, aux personnes en séjour dans un ménage collectif (art. 2, al. a^bis OHR), ainsi qu'aux personnes ("globe-trotter") dont le dernier domicile est dans la commune et qui, ne s'étant pas créées un nouveau domicile, ni en Suisse, ni à l'étranger (art. 24, al. 1 CC), sont inscrites sous la rubrique "ménage administratif".

 

Déclaration de départ

Art. 20   ¹La déclaration de départ contient les informations suivantes:

a)  en cas de départ: la date, la commune ou l'Etat de destination;

b)  en cas de déménagement dans la commune: la date;

c)  en cas de décès: la date.

²Lors d'une déclaration de départ, (art. 50 LHRCH), les données recueillies peuvent être communiquées par la personne préposée au contrôle des habitants à d'autres services ou entités ayant besoins de celles-ci dans l'accomplissement de leurs tâches.

 

Emoluments

Art. 21   ¹Il est perçu les émoluments suivants par adulte:

a)  délivrance d'une attestation de domicile lors d’arrivée, de changement de données ou sur demande............................................................................... Fr.    10.—

b)  délivrance et renouvellement d'une attestation de séjour.......... Fr.    10.—

c)  délivrance et renouvellement d'une déclaration de domicilie              Fr.           10.—

d)  duplicata et autres attestations .................................................. Fr.    10.—

e)  délivrance d'une attestation de domicile et de vie ..................... Fr.    10.—

f)   délivrance d'une attestation de départ ....................................... Fr.    10.—

²Les renseignements donnés, sous quelque forme que ce soit, sont soumis à un émolument compris entre 10 et 200 francs, en fonction du temps consacré; la gratuité peut être accordée pour des utilisations non commerciales.

³Les émoluments sont perçus et encaissés par les personnes préposées au contrôle des habitants; ils restent acquis à la commune.

Section 3: registre communal des habitants

Contenu

Art. 22   ¹En plus des renseignements figurant dans la déclaration d'arrivée, le registre communal des habitants doit contenir les informations à caractère technique suivantes:

a)  les numéros d'identification individuels (numéro de personnes, NAVS13);

b)  le genre de papiers déposés;

c)  le type d'autorisation de séjour (pour les personnes de nationalité étrangère);

d)  les relations "ménage" (personnes vivant dans le même logement);

e)  l'adresse par les numéros EGID, EWID, administratifs ou autres du bâtiment et du logement;

f)   les autres types d'adresses (autres lieux de séjour éventuels, domicile actuel en cas de séjour, adresses précédentes dans la commune, etc.);

g)  les dates touchant l'un ou l'autre des événements ou caractéristiques de la déclaration d'arrivée ou de départ (date de dépôts des papiers, date de départ, date de décès, date de changement d'état civil, de nom, de nationalité, d'adresse, etc.);  

h)  si elles sont connues, les dates relatives aux autorisations délivrées aux ressortissants étrangers (date d'entrée en Suisse, date de dépôt des papiers dans le canton, dates de début et d'échéance de validité de l'autorisation, date de dépôt d'une demande d'asile, date d'admission provisoire, date de changement du type d'autorisation de séjour, etc.);

i)   les dates de début de validité et d'échéance des documents fournis par le service communal du contrôle des habitants.

²Le SIEN peut autoriser les personnes préposées au contrôle des habitants à différer provisoirement l'introduction de ces informations dans le registre communal, en tenant compte, notamment, des moyens informatiques dont ils disposent.

 

Prescriptions techniques et contrôles de qualité

Art. 23   ¹Les personnes préposées au contrôle des habitants sont tenues de respecter les procédures définies par les éditeurs de logiciels pour les registres des habitants et agréées par le SIEN.

²Elles doivent collaborer aux contrôles périodiques de qualité organisés par le SIEN et participer à la mise à jour nécessaire des registres.

 

Transmission des données

Art. 24   Les informations contenues dans les registres communaux des habitants sont transmises, chaque jour, automatiquement entre registres, par le réseau sécurisé cantonal et fédéral.

 

chapitre 3

Dispositions finales

Abrogation

Art. 25   Le règlement d'exécution de la loi sur le contrôle des habitants (RLCdH), du 23 décembre 1998[7], est abrogé.

 

Entrée en vigueur et publication

Art. 26   ¹Le présent règlement entre en vigueur le 15 juin 2010.

²Il fera l'objet d'une publication dans la Feuille officielle et sera inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.