601.30
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17 août 2016
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Règlement
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État au |
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Le Conseil d’État de la République et Canton de Neuchâtel,
vu la loi sur les finances de l'État et des communes (LFinEC), du 24 juin 20141) ;
vu le règlement général d'exécution de la loi sur les finances de l'État et des communes (RLFinEC), du 20 août 20142) ;
vu l'arrêté concernant le pilotage des investissements de l'État, du 26 mars 20123) ;
vu la loi sur l'organisation du Conseil d'État et de l'administration cantonale (LCE), du 22 mars 19834) ;
vu l'arrêté sur l'organisation de la réforme de l'État, du 8 mars 20065) ;
vu l'arrêté concernant un projet pilote de gestion des services par enveloppe budgétaire et mandat de prestations, du 28 janvier 20136) ;
vu le rapport sur la réorganisation du service financier dans le cadre des réformes de l'État du 24 juin 2015, validé par le Conseil d'État en date du 2 juillet 2015 ;
sur proposition du conseiller d'État, chef du Département des finances et de la santé,
arrête :
Article premier 1Le service financier appuie le Grand Conseil et le Conseil d'État dans la définition de la politique financière et la met en œuvre avec la collaboration des secrétariats généraux de département et des services de l'État.
2Il est chargé de la préparation et du suivi de la planification financière, du budget et des comptes et établit les états consolidés.
3Il préavise tout dossier ayant des incidences financières et prépare les bases de décisions financières pour les autorités politiques.
4Il est chargé de la gestion de la trésorerie et des assurances de l’État.
5Il veille à l'application des principes de la gestion financière contenus dans la loi sur les finances de l'État et des communes (LFinEC), du 24 juin 2014 et son règlement général d'exécution ainsi que dans le modèle comptable harmonisé des collectivités publiques.
6Il supervise le contrôle de gestion dans le domaine financier et coordonne la mise en œuvre de la comptabilité analytique.
7Il gère les procédures de recouvrement de l’État et supervise la gestion des débiteurs et la facturation.
Art. 2 1Le service financier relève du Département des finances et de la santé (ci-après : le département).
2Il comprend :
a) le domaine de planification, analyses et contrôle ;
b) le domaine de gestion des comptes et de la trésorerie ;
c) l'office du recouvrement de l'État (OREE) ;
d) le domaine de qualité et risques.
Art. 3 1Le service financier coordonne et met en œuvre la politique financière de l'État. À cet effet, il collabore étroitement avec la chancellerie et les secrétariats généraux des départements. Il coordonne le colloque des finances de l'État qui réunit les responsables financiers des départements.
2Il soutient les départements et leurs services dans le domaine des finances publiques.
3Il préside la commission des investissements de l'administration.
4Il peut représenter les actions de l'État dans les sociétés dont ce dernier est actionnaire et exercer les autres mandats de représentation qui lui sont confiés par le Conseil d'État.
Planification, analyses et contrôle
Art. 4 Le domaine de planification, analyses et contrôle :
a) coordonne l'élaboration de la stratégie financière de l'État ;
b) conduit le processus d'établissement du budget et de la planification financière et produit les rapports y relatifs en coordination avec le Grand Conseil et le Conseil d'État ;
c) surveille la mise en place des crédits budgétaires et d'engagement ;
d) conduit le processus de résultats prévisionnels en coordination avec le Conseil d'État ;
e) gère et préavise les dépassements de crédits, crédits supplémentaires et complémentaires ;
f) préavise les projets qui ont une incidence financière à l'attention des autorités politiques et leur fournit les informations et bases de décision dont ils ont besoin en matière financière; il peut également participer en amont à l'élaboration de projets stratégiques pour l'État ;
g) surveille l'application de la LFinEC au sein de l'État, propose sa mise à jour et préside l'organe consultatif technique institué entre l'État, les communes et les établissements de droit public soumis à la LFinEC ;
h) assure la conception et la mise en œuvre de la comptabilité analytique et coordonne le contrôle de gestion financière interne de l'État ;
i) assure la surveillance financière des projets ;
j) appuie, sur le plan financier, la mise en œuvre de contrats de prestations au sein des services de l'État et de la gouvernance des partenariats de l'État ;
k) produit et communique les informations et statistiques financières en collaboration avec le service de statistique ;
l) dispense des formations dans le domaine des finances publiques.
Gestion des comptes et trésorerie
Art. 5 Le domaine de gestion des comptes et trésorerie :
a) gère les comptes de l'État et leur bouclement ;
b) établit les comptes de résultat et des investissements consolidés ainsi que le bilan de l'État ;
c) produit le rapport de gestion financière ;
d) gère les opérations comptables liées au patrimoine de l'État ;
e) assure la gestion comptable des débiteurs et fournisseurs ;
f) surveille l'application et met à jour le modèle comptable harmonisé (MCH) et les procédures comptables ;
g) appuie et conseille les départements dans les tâches comptables et la sélection de systèmes et outils de gestion en lien avec la comptabilité ;
h) dirige la cellule de coordination TVA de l'État, assure la livraison des données à l'administration fédérale et met en place un système de décompte automatique avec les départements dans le respect des normes légales ;
i) gère les services de caisse et de paiements de l'État, sous réserve des compétences attribuées à d'autres services ou institutions ;
j) assure à l'État une trésorerie suffisante, en collaborant notamment avec la Banque cantonale neuchâteloise ;
k) négocie les conditions et prépare la conclusion d'emprunts de l'État et assure le service de la dette; dans ce cadre, il peut conclure au nom du canton de Neuchâtel des opérations de swaps sur taux d'intérêts comme stratégie de couverture des risques de taux d'intérêts ;
l) administre la fortune mobilière de l'État (titres, prêts et participations), les cautions et garanties de l'État, ainsi que la fortune mobilière des fonds spéciaux appartenant à l'État ou qui sont gérés par lui ;
m) gère les flux de paiement et d’encaissement de la péréquation financière intercommunale en collaboration avec le service des communes.
Art. 6 1L'office du recouvrement de l'État :
a) gère le recouvrement, y compris par la voie d’exécution forcée, pour les personnes physiques et morales des impôts communaux, cantonal et fédéral direct ainsi que des amendes, frais judiciaires, assistance judiciaire et toutes créances émises par une collectivité publique ;
b) recouvre les créances fiscales communales et cantonales, envers les personnes physiques et morales par la voie de l’hypothèque légale ou de la saisie immobilière ;
c) peut définir des solutions de paiement global permettant le désendettement du débiteur sur une période définie, pour toutes les créances ouvertes et échues au sein de l'administration, incluant également les charges fiscales courantes durant la période de désendettement sur la base de directives départementales ;
d) relance et gère les créances selon lettre a qui avaient précédemment fait l’objet d’un acte de défaut de biens ;
e) gère la compensation de créances et de factures ouvertes auprès de ses partenaires liée à l’octroi de subventions cantonales ou communales ;
f) suit les successions dévolues à l'État ;
g) peut proposer ses prestations à d'autres entités publiques ou parapubliques, notamment les communes, moyennant conventions.
2Il intervient également sous forme de directives et de conseils auprès de ses partenaires pour toutes questions liées au recouvrement de créances impayées de l'entité.
3Dans le cadre de l'exécution de ses tâches, il peut traiter toutes les données qui lui sont nécessaires dans le respect des règles en matière de protection des données. Il peut en particulier récolter auprès de l'administration l'ensemble des informations indispensables pour recouvrer les créances impayées, ainsi que gérer un fichier contenant les données utiles à la gestion des dossiers.
Art. 7 Le domaine de qualité et risques :
a) élabore, met en œuvre et gère les systèmes de qualité et de contrôle interne du service ;
b) assure l'uniformisation et la standardisation des processus de gestion du service en appliquant les directives provenant des autres services centraux ;
c) coordonne le reporting interne du service ;
d) coordonne les concepts d'accueil des clients ;
e) établit, en collaboration avec les autres domaines, les règles internes sur la destruction et l'archivage des données et documents qui ne sont plus nécessaires à l'accomplissement des tâches du service conformément à la législation en vigueur et après consultation de l’office des archives ;
f) gère le portefeuille des assurances de l'État.
Art. 8 Le service financier prend toutes les dispositions nécessaires à la bonne exécution des tâches qui lui sont confiées, notamment par :
a) l'élaboration et la mise à jour de règlements et de directives nécessaires à l'application de la LFinEC et du modèle comptable harmonisé (MCH) ainsi que pour la mise en œuvre du recouvrement des créances de l'État, des communes et de la Confédération en application de la loi fédérale sur la poursuite pour dettes et la faillite ;
b) la conception, la mise à jour et la gestion des données de bases du système intégré de gestion financière et des interfaces y relatifs ainsi que le système de gestion du recouvrement en collaboration avec le service informatique de l'entité neuchâteloise.
Art. 9 1Les fonctions de chef-fe du service financier, d'adjoint-e au/à la chef-fe de service, de chef-fe du domaine "Gestion des comptes et trésorerie" ainsi que de trésorier/-ière disposent de la signature collective à deux auprès des établissements financiers pour la signature des contrats d'emprunts, des actes de cautionnement et des documents de gestion des signatures et accès aux comptes bancaires et postaux. Une des deux signatures doit au moins être celle du/de la chef-fe de service ou de l'adjoint-e.
2Les emprunts à long terme (durée supérieure à 12 mois) sont ratifiés par un arrêté du Conseil d'État.
3Les contrats d'assurance doivent être signés collectivement à deux par le/la chef-fe du service financier, l'adjoint-e au/à la chef-fe de service, le/la chef-fe de domaine "Qualité et risques" ou le/la gestionnaire des assurances. Une des deux signatures doit au moins être celle du/de la chef-fe de service ou de l'adjoint-e.
4Les contrats d'assurance soumis aux marchés publics sont ratifiés par un arrêté du Conseil d'État.
Art. 10 Le service financier peut, avec l'accord du/de la chef-fe du département, déléguer l'accomplissement de certaines tâches à d'autres services ou institutions.
Art. 11 Le département est chargé de l'exécution du présent règlement.
Entrée en vigueur et publication
Art. 12 1Le présent règlement entre en vigueur le 1er septembre 2016. Il annule et remplace le règlement du service financier du 22 décembre 2010[1].
2L'arrêté du Conseil d'État du 29 septembre 2014 sur la conclusion d'opérations de swaps de taux d'intérêts est abrogé.
3Le présent règlement sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.