442.21
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2 mai 1990
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Arrêté |
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Etat au |
Le Conseil d'Etat de la République et Canton de Neuchâtel,
vu la loi sur les archives de l'Etat, du 9 octobre 1989;
sur la proposition des conseillers d'Etat, chefs des départements des Finances, de Justice et de l'Instruction publique,
arrête:
Article premier1) 1Les archives de l'Etat relèvent du Département de l'éducation, de la culture et des sports (ci-après: le département).
2Elles sont conservées, administrées et mises en valeur par le service des archives de l'Etat (ci-après: le service).
Art. 2 1Les archives de l'Etat comprennent les principaux fonds suivants:
a) archives de l'ancien régime;
b) archives du Grand Conseil;
c) archives judiciaires;
d) archives de l'administration cantonale et des institutions paraétatiques;
e) archives notariales;
f) archives de l'état civil;
g) "archives pour demain".
2Elles peuvent conserver d'autres fonds d'origine publique ou privée s'ils présentent un intérêt historique.
Art. 3 1Le service a notamment les tâches suivantes:
a) collecter, classer et conserver les archives de l'Etat;
b) délivrer aux administrations et aux particuliers des copies ou des extraits de documents;
c) surveiller les archives des différents services de l'Etat, des institutions paraétatiques ainsi que celles des communes;
d) publier des documents historiques concernant le canton de Neuchâtel;
e) gérer une bibliothèque administrative et une bibliothèque consacrée à l'histoire.
2Le service peut édicter des directives concernant le préarchivage, l'archivage, le tri et l'élimination de documents, ainsi que la consultation des archives.
Art. 4 Il ne peut être constitué d'archives parallèles aux archives de l'Etat avec des documents originaux, des doubles ou des copies qui devraient être versés à celles-ci.
Art. 5 1La chancellerie, les départements et les unités administratives qui leur sont subordonnées, les autorités judiciaires et les institutions paraétatiques préarchivent les documents périmés nés de leur activité ou dont la garde leur est confiée, en particulier:
a) les documents ayant servi à l'élaboration des lois et règlements (avant-projets, projets, procès-verbaux, rapports, observations, etc.);
b) les dossiers judiciaires et administratifs;
c) les registres;
d) les autres documents de valeur permanente destinés à une conservation durable, quel qu'en soit le support matériel.
2Ils assurent la sécurité et la conservation des documents préarchivés.
3Les fichiers sont au surplus soumis à la loi cantonale sur la protection de la personnalité, du 14 décembre 1982, et à son règlement d'exécution.
Art. 6 1La durée du préarchivage est en principe de 10 ans.
2En matière judiciaire, elle est de:
a) 50 ans pour les registres et les jugements et procès-verbaux conservés hors des dossiers;
b) 50 ans pour les dossiers des tribunaux civils, lorsque la cause touche à la sphère intime des personnes, des autorités de tutelle et des tribunaux pénaux, à l'exception des causes relevant du tribunal de police ou jugées par le président de l'autorité tutélaire;
c) 30 ans pour les dossiers des juges d'instruction;
d) 15 ans pour les dossiers du ministère public, s'agissant des affaires suspendues;
e) 10 ans pour les autres dossiers et documents des autorités judiciaires.
3Sont réservées les dispositions spéciales fixant d'autres délais de conservation de documents.
Art. 7 Le service des archives est l'autorité compétente pour autoriser l'élimination des documents importants.
Versement aux archives de l'Etat
Art. 8 Au terme de leur préarchivage, les documents conservés sont versés aux archives de l'Etat accompagnés d'un bordereau.
Art. 9 1Les documents qui ne présentent pas d'intérêt, selon l'avis du service des archives, sont détruits.
2La destruction intervient de façon à protéger les intérêts publics et privés.
Art. 10 1Les documents versés aux archives de l'Etat peuvent être consultés en tout temps par l'autorité ou le service dont ils émanent, ainsi que par la personne qu'ils concernent.
2Ils sont accessibles au public 35 ans après le terme de leur préarchivage.
3Le service peut limiter ou refuser la communication ou la consultation de documents susceptibles de mettre en péril des intérêts publics ou privés prépondérants.
4Il peut en outre limiter la communication de documents originaux pour assurer leur sauvegarde ou pour des raisons touchant à l'organisation de ses activités.
Art. 11 1Pour autant que des garanties suffisantes soient données en ci qui concerne la protection des intérêts publics et privés, le département peut autoriser la consultation de documents versés aux archives de l'Etat, à des fins purement scientifiques, avant l'expiration du délai de 35 ans prévu à l'article précédent.
2La demande de consultation est adressée au service, qui la transmet au département avec son préavis.
Art. 12 La consultation des archives par le public a lieu dans une salle de lecture aménagée à cet effet durant ses heures d'ouverture.
Art. 13 Sur demande écrite, des documents ou des copies de documents peuvent être communiqués à des collectivités publiques lorsqu'ils sont nécessaires à l'exécution de leur tâche.
Art. 14 Sous réserve de réciprocité, des documents peuvent être prêtés aux archives, bibliothèques et musées, ainsi qu'à d'autres institutions analogues offrant les garanties nécessaires, sous leur responsabilité.
Recherches pour des particuliers
Art. 15 Le service n'entreprend pas de recherches importantes pour le compte de particuliers sans l'accord du département.
Art. 16 Les auteurs de publications faites à partir de documents des archives sont tenus d'en indiquer la source et d'en déposer un exemplaire auprès du service.
Art. 17 1En matière d'état civil, la délivrance d'extraits incombe aux officiers d'état civil des arrondissements concernés.
2Pour le surplus, les archives de l'état civil sont soumises à l'ordonnance sur l'état civil, du 1er juin 19532) et au règlement sur l'état civil, du 14 décembre 19873).
Art. 18 Les archives notariales sont constituées par les dépôts effectués conformément à la loi sur le notariat, du 27 février 19734) et son règlement d'exécution, du 29 mai 19735).
Art. 19 1Les travaux effectués par le service pour l'administration cantonale sont gratuits.
2Les travaux effectués pour d'autres collectivités publiques ou des particuliers sont facturés sur les bases suivantes:
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Fr. |
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a) heure ............................. |
40.– |
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b) Copie de documents ..... |
20.– |
ou selon le tarif horaire lorsque le document présente des difficultés paléographiques ou linguistiques; |
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c) photocopie A4 ............... |
1.– |
l'exemplaire |
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d) photocopie A3 ............... |
3.– |
l'exemplaire |
3Les renseignements fournis et les recherches effectuées par le service sont gratuits s'ils ne nécessitent pas plus d'un quart d'heure de travail.
Art. 206) Les décisions du service peuvent faire l'objet d'un recours au département, puis au Tribunal cantonal, conformément à la loi sur la procédure et la juridiction administratives, du 27 juin 19797).
Art. 21 Les dispositions suivantes sont abrogées:
a) règlement des archives de l'Etat, du 3 décembre 19658);
b) règlement sur la conservation et l'élimination des documents judiciaires, du 20 janvier 19709);
c) règlement pour la conservation, le tri et l'élimination d'archives dans les services de l'Etat, du 9 septembre 198110).
Art. 22 1Le présent arrêté entre immédiatement en vigueur.
2Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.
Notes:
(*) RLN XV 26
1) Teneur selon A du 24 mai 2006 (FO 2006 N° 39)
2) RSN 211.112.1
3) RSN 212.120; actuellement R du 5 juillet 2000 (FO 2000 N° 52)
4) RLN IV 303; actuellement L du 26 août 1996 (RSN 166.10)
5) RSN 166.101; actuellement R du 22 décembre 1997
6) Teneur selon A du 22 décembre 2010 (FO 2010 N° 51) avec effet au 1er janvier 2011
7) RSN 152.130