416.101.013
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17 octobre 2011
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Règlement |
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Le Rectorat,
vu les articles 78 et 79 de la loi sur l’Université (LU), du 5 novembre 20021);
vu l’article 10, lettre h du règlement général d’organisation de l’Université (RGOU), du 11 octobre 20052);
arrête:
Article premier 1Le présent règlement a pour but de:
a) déterminer la propriété des fonds de tiers;
b) fixer les compétences en matière de conclusion de contrats générant des fonds de tiers;
c) déterminer l’organisation administrative des fonds de tiers, y compris les procédures d’ouverture et de clôture de comptes;
d) fixer les règles générales d’utilisation et de gestion des comptes.
Art. 2 1Le présent règlement a pour objet la réglementation des fonds de tiers de l’Université.
2Les fonds de tiers sont généralement obtenus en échange de prestations de recherche, d’enseignement ou d’autres services de la part de l'Université.
3Le solde des fonds de tiers est reporté à la clôture annuelle des comptes.
Art. 3 1Au sens du présent règlement, on entend par fonds de tiers tout fonds ouvert auprès du service des fonds de tiers pour gérer des financements provenant d’une autre source que de l’enveloppe budgétaire «Etat» annuelle de l’Université. Par financement, on entend toute recette affectée à un fonds.
2Les subventions directes que l’Université touche du canton ou de la Confédération, les subventions inter-cantonales et les taxes qui financent ses activités de base ne sont pas des fonds de tiers.
3Les financements obtenus par l’Université dans le cadre de soutiens financiers substantiels consentis par des partenaires externes, privés ou publics (sponsoring, mécénat, etc., à l’exclusion des bourses) en relation avec le développement d’activités spécifiques au sein de l’Université, sont aussi des fonds de tiers.
Art. 4 1Deux types de comptes peuvent être ouverts auprès du service des fonds de tiers, les comptes affectés et les comptes non affectés.
2Un compte affecté est ouvert en relation avec chaque contrat ou projet de recherche, ainsi que pour toute fourniture de biens ou de prestations à des clients tiers privés ou institutionnels (y compris l’organisation de colloques ou de conférences), pour la perception de revenus tirés de l’octroi de licences ou de transferts de technologie, des contrats de mécénat ou de sponsoring, ainsi que des donations liées au développement ou au déploiement d’une activité spécifique d’un des membres du corps professoral, d’un directeur ou d’une directrice de département, d’un chef ou d’une cheffe de service.
3Les comptes non affectés sont alimentés par tous les financements qui ne doivent pas être portés sur un compte affecté.
Art. 5 Tous les financements obtenus de tiers par des membres du corps professoral, par les directeurs ou directrices de département et par les chefs ou cheffes de services, dans l’exercice de leurs fonctions au sein et pour le compte de l’Université, sont déposés sur un compte de fonds de tiers ouvert auprès du service des fonds de tiers de l’Université.
Art. 6 1Les sommes reçues par un membre du corps professoral pour l’exercice d’une activité annexe au sens de l’article 52 de la loi sur l'Université (ci-après: LU), qu'il accomplit en son propre nom, pour son propre compte et sous sa propre responsabilité, ne sont pas des fonds de tiers; elles sont cependant assimilées à des fonds de tiers si elles sont versées sur un compte de fonds de tiers selon les articles 22 et 23 ci-dessous.
2Les libéralités que l’Université reçoit avec ou sans affectation spéciale, notamment par voie de succession et qui ne sont liées ni au développement, ni au déploiement d’une activité spécifique d’un des membres du corps professoral, d’un directeur ou d’une directrice de département, d’un chef ou d’une cheffe de service, sont gérées dans le cadre de la fortune au sens de l’article LU. Elles ne constituent pas des fonds de tiers au sens du présent règlement.
3Les revenus de la fortune ne sont pas non plus des fonds de tiers.
Art. 7 1L’Université est propriétaire des fonds portés sur les comptes non affectés.
2Elle est également propriétaire des fonds portés sur les comptes affectés, pour autant que les règlements des organismes ayant alloué les subsides de recherche concernés (par exemple: FNS, CTI, les différents offices de la Confédération, le SER, l’Union Européenne, etc.) le permettent.
3Lorsque les organismes ayant alloué les subsides de recherche réservent leur propriété sur les financements portés sur un compte affecté, l’Université est uniquement dépositaire des fonds de tiers concernés.
Art. 8 Les règlements des organismes qui allouent des subsides de recherche tels que, par exemple, le FNS, la CTI, les différents offices de la Confédération, le SER, l’Union Européenne, etc., sont réservés en ce qui concerne la gestion et l’utilisation des subsides octroyés.
Contrats générant des fonds de tiers
Section 1: principes concernant la conclusion de contrats générant des fonds de tiers
Art. 9 1L’ouverture et la gestion de fonds de tiers sont subordonnées en principe à l’existence d’un contrat signé ou à une décision d’allocation de subsides de recherche.
Art. 10 1Les contrats générant des fonds de tiers et s’accompagnant d’une exploitation de la propriété intellectuelle existante ou future de l’Université doivent être signés par le membre du corps professoral, le directeur ou la directrice de département, le chef ou la cheffe de service à l’origine du financement et par un membre du Rectorat.
2Les contrats ne mettant pas en œuvre la propriété intellectuelle de l’Université mais instituant une relation durable (supérieure à 2 ans) avec un partenaire externe, privé ou public, doivent être annoncés, avant leur conclusion, au recteur ou à la rectrice qui, lorsqu’il ou elle en approuve la conclusion délègue, du fait même de son approbation, la qualité pour engager l’Université au membre du corps professoral, au directeur ou à la directrice de département, au chef ou à la cheffe de service à l’origine du financement.
3Il en va de même pour les subsides de recherche dont la durée (supérieure à deux ans) ou le montant (supérieur à 150.000 francs) ont un impact sur la politique en matière de recherche ou d’enseignement de l’Université.
4Le recteur ou la rectrice peut subordonner son approbation au sens des alinéas 2 et 3 ci-dessus à la soumission du projet de contrat pour vérification et/ou modification au bureau de transfert de technologie ou aux conseillers juridiques du rectorat.
5Lorsque les financements obtenus par l’Université dans le cadre de soutiens financiers consentis par des partenaires externes, au sens de l’article 3, alinéa 3 ci-dessus, sont substantiels (d’un montant dépassant 15.000 francs), l’Université est engagée par la signature collective à deux du recteur ou de la rectrice avec un des membres du Rectorat, ou avec le membre du corps professoral, le directeur ou la directrice de département , le chef ou la cheffe de service à l’origine de ces financements.
6L’approbation du contrat ou l’obtention d’une décision d’allocation de subsides, permet l’ouverture d’un compte affecté auprès du service des fonds tiers pour la gestion financière du projet.
Délégation du pouvoir de représentation de l’Université
Art. 11 1Les contrats ne mettant pas en œuvre la propriété intellectuelle de l’Université et n’instituant pas une relation durable au sens de l’article 10, alinéas 1 et 2, peuvent être signés par le seul membre du corps professoral, le seul directeur ou la seule directrice de département, le seul chef ou la seule cheffe de service qui en est à l’origine.
2Les subsides de recherche et les soutiens financiers qui ne dépassent pas les maxima et de l’article 10, alinéas 3 et 5 ne sont pas soumis à l’autorisation préalable ou à la signature collective des alinéas 3 à 5 de l’article 10.
3Pour déterminer si une relation a un caractère durable ou si les montants maximaux sont atteints, il est tenu compte de chaque projet dans son ensemble. Il est fait abstraction de toute éventuelle scission artificielle du projet en plusieurs tranches de durée ou d’un montant inférieur au maxima fixé par l’article 10.
Appui à la négociation des contrats
Art. 12 1Les contrats générant des fonds de tiers au sens de l’article 10, alinéa 1 ci-dessus sont soumis, avant signature, au bureau de transfert de technologie qui leur apporte les éventuelles modifications nécessaires pour qu’ils soient conformes aux directives édictées par le Rectorat en matière de valorisation de la recherche.
2Le membre du corps professoral, le directeur ou la directrice de département, le chef ou la cheffe de service à l’origine d’un financement peut en tout temps obtenir l’appui du bureau de transfert de technologie de l’Université dans la négociation des contrats s’y rapportant.
3Les conseillers juridiques du rectorat apportent, de concert avec le membre du corps professoral, le directeur ou la directrice de département, le chef ou la cheffe de service à l’origine du financement, les éventuelles modifications nécessaires aux projets de contrats qui leur sont soumis en vertu de l’article 10 alinéa 4 ci-dessus.
Art. 13 1Le financement consenti par le tiers couvre les dépenses liées au projet qui comprennent au moins:
a) les dépenses et les coûts liés au personnel engagé spécifiquement pour l’exécution du projet (y compris les charges sociales de l'employeur) et le cas échéant les honoraires de consultance ou de sous-traitance;
b) les dépenses pour les équipements, matériels et autres frais supplémentaires (y compris frais de voyage) nécessaires à la réalisation du projet (couverture des coûts additionnels);
c) les coûts engendrés par l'utilisation d'équipements de l'UniNE particulièrement onéreux;
d) le prélèvement s’il est dû au sens des articles 14 et suivants;
e) la TVA si elle est due.
Section 2: règles de prélèvement
Art. 14 1Un prélèvement de 7,5% est effectué sur tous les financements, hors TVA, générés par les mandats de recherche, les expertises et les autres services fournis à des entités tierces privées.
2Le prélèvement effectué est affecté à la couverture des frais de gestion des fonds de tiers et des ressources humaines qui leur sont liés, ainsi qu’à l’indemnisation des coûts indirects de la recherche ou des prestations faisant l’objet d’un financement.
3Le pourcentage prélevé est compris dans le coût global de la prestation facturée par l’Université.
Art. 15 1Aucun prélèvement n’est effectué:
a) sur les subsides de recherche alloués par un organisme privé ou public de financement de la recherche. Les éventuels prélèvements instaurés par les règlements de ces organismes demeurent réservés;
b) sur les financements générés par des activités en matière d’enseignement et de formation (comme par exemple: les finances d’inscription à un cours ou à un colloque, et la formation continue);
c) sur les financements obtenus par l’Université dans le cadre de soutiens financiers consentis par des partenaires externes privés ou publics; que ces financements soient substantiels au sens de l’article 3, alinéa 3 ci-dessus ou non;
d) sur les revenus tirés de la mise en valeur des résultats de la recherche (y compris la perception de droits d’auteur) et de l’exploitation de sa propriété intellectuelle par l’Université;
e) sur les services offerts aux membres de la communauté universitaire (au sens de l’article 9 LU);
f) sur les versements sur un compte non affecté provenant du transfert de l’excédent éventuel de recettes d’un compte affecté au moment de sa clôture selon l’article 31, alinéa 2 ci-dessous;
g) sur les produits tirés par l’Université de la vente de matériel promotionnel;
i) sur le produit des fonds de tiers au sens des articles 19, lettre b et 41, alinéa 1 ci-dessous.
2Le Rectorat peut décider d’autres exceptions, notamment lorsque les financements obtenus, sont générés par des mandats de recherche, des expertises ou d’autres services fournis à des entités tierces publiques.
Perception et répartition interne
Art. 16 1Le prélèvement est effectué par le service des fonds de tiers à l’occasion de chaque rentrée de fonds sur un compte ouvert chez lui, à moins que le ou la titulaire du compte n’indique, documents à l’appui, que le financement n’est pas soumis à prélèvement au sens de l’article 15 ci-dessus.
2Le prélèvement ainsi perçu est dévolu dans sa totalité au Rectorat qui en dispose dans les limites de l’article 14 ci-dessus.
Prélèvement sur les subsides de recherche européens
Art. 17 1Le prélèvement prévu par l’Union Européenne sur ses subsides de recherche est affecté, à raison de 3%, à un fonds de solidarité destiné à couvrir les risques (en termes de TVA et de variation de taux de change en particulier) des projets de recherche européens de l’Université.
2Le Rectorat fixe dans sa directive sur la valorisation de la recherche le montant maximum de ce fonds de solidarité qui est également destiné à couvrir les risques liés à une procédure d’audit de l’Union Européenne.
3Une fois ce plafond atteint, les 3% prélevés par le service des fonds de tiers alimentent le fonds européen de l’Université (FEUN) destiné à aider et inciter au dépôt de nouvelles demandes de projets européens.
4Le montant du prélèvement arrêté par l’Union Européenne, sous déduction des 3% prévus ci-dessus, demeurant disponible sur le compte affecté correspondant au moment de sa clôture, est viré sur un compte non affecté du membre du corps professoral, du directeur ou de la directrice de département, du chef ou de la cheffe de service à l’origine du financement, à défaut de la Faculté dont le membre du corps professoral relevait, ou du Rectorat.
Section 3: répartition des revenus tirés de la mise en valeur des résultats
Principe et répartition interne
Art. 18 1Lorsqu’un projet de recherche débouche sur des résultats qui sont valorisés, les revenus tirés de cette mise en valeur sont versés sur un compte affecté ouvert à cet effet.
2L’utilisation des revenus tirés de cette mise en valeur et leur répartition entre l’Université, le laboratoire et les personnes physiques à l’origine des résultats valorisés sont fixées par la directive en matière de valorisation de la recherche édictée par le Rectorat.
3Lorsque les revenus tirés de la mise en valeur des résultats de la recherche consistent en des droits d’auteur, ils peuvent être versés sur le compte personnel ou sur un compte non affecté de leur auteur.
Section 1: Administration des fonds de tiers
Art. 19 Le capital des fonds de tiers est constitué par :
a) la somme des fonds de tiers au sens des articles 2 et 3 du présent règlement;
b) le produit des fonds de tiers.
Art. 20 1La part des fonds se trouvant sur les comptes ouverts auprès du service des fonds de tiers qui n’est pas directement nécessaire pour couvrir les besoins en trésorerie des différents projets liés à ces comptes est gérée conformément à une stratégie défensive d’investissements.
2Cette stratégie est déterminée par le Rectorat.
Art. 21 1Tous les fonds de tiers sont gérés par le service des fonds de tiers.
2Les comptes de fonds de tiers sont tenus conformément aux principes de la législation cantonale et aux instructions des titulaires. L’article 8 est réservé.
3L’intégralité des recettes et dépenses se rapportant à chaque projet est imputée au compte affecté à ce projet.
Section 2: Des comptes de fonds de tiers et de leurs titulaires
Comptes affectés et comptes non affectés
Art. 22 1Un compte affecté est ouvert dans tous les cas prévus à l’article 4, alinéa 2 ci-dessus.
2Les autres contributions de tiers et les éventuels excédents de recettes des comptes affectés à leur clôture sont versés sur un compte non affecté.
3Il en va de même pour les revenus tirés d’une activité annexe qu’un membre du corps professoral souhaite affecter à son activité professionnelle au sein de l’Université au sens de l’article 23, alinéa 2 ci-dessous.
Art. 23 1Lorsqu’un membre du corps professoral réalise une activité annexe dont il souhaite affecter tout ou partie du revenu à son activité professionnelle au sein de l’Université, il fait signer à son partenaire externe le contrat de consultance privé qui réserve les droits de propriété intellectuelle de l’Université et qui est mis à disposition par le bureau de transfert de technologie.
2Le compte non affecté sur lequel sont versés les revenus tirés de cette activité annexe peut être utilisé pour servir un salaire occasionnel ou des honoraires à son titulaire. Ce dernier veille à ce que ce salaire occasionnel, charges patronales comprises, ou les honoraires soi(en)t inférieur(s) aux revenus tirés de son activité annexe et affectés à son activité professionnelle au sens de l’alinéa 1 ci-dessus. Les articles 37 et 38 ci-dessous s’appliquent pour le surplus.
3Les dispositions du règlement du Rectorat concernant les activités annexes des membres du corps professoral et du corps intermédiaire, du 23 février 2009, ainsi que celles de l’arrêté du Conseil d’Etat, du 25 mars 2009 concernant la rétrocession partielle des gains annexes importants s’appliquent pour le surplus.
Art. 24 1Le titulaire d’un compte de fonds de tiers est en principe le membre de la communauté universitaire à l’origine du financement porté sur le compte.
2S’il n’est pas membre du corps professoral, maître assistant ou maître assistante, assistant post-doctorant ou assistante post-doctorante, directeur ou directrice d’un département du domaine central, et si le fonds n’est pas attribué au titre d’encouragement personnel, le ou la titulaire du compte est son supérieur ou sa supérieure hiérarchique appartenant à l’une de ces catégories. Le titulaire du compte donne alors au service des fonds de tiers les instructions (au sens de l’article 21, alinéa 2) que lui communique le membre de la communauté universitaire à l’origine du financement.
3Si plusieurs personnes sont à l’origine d’un fonds de tiers, elles sont titulaires du compte en commun et exercent leurs droits et obligations en commun également.
Art. 25 1Le recteur ou la rectrice peut autoriser un chef ou une cheffe de service à être titulaire d’un ou de compte(s) de fonds de tiers. Il-elle peut également autoriser d’autres membres de la communauté universitaire à être titulaires d’un tel compte. Ces autorisations délivrées par le recteur ou la rectrice sont données en concertation avec le supérieur hiérarchique éventuel du ou de la titulaire.
2Les Facultés, les Instituts et les différents services du domaine central peuvent également être titulaires d'un compte affecté ou non affecté. Les droits sur le compte sont exercés respectivement par le doyen ou la doyenne, le directeur ou la directrice d'Institut, le chef ou la cheffe de service.
3Bien qu’ils soient membres du corps professoral, les professeurs et professeures invités, les privat-docents et les chargés et chargées de cours ne peuvent ouvrir un compte de fonds de tiers qu’avec l’autorisation du recteur ou de la rectrice. (les chargés d’enseignement ne font pas partie du corps professoral).
Art. 26 1La demande d’ouverture d’un compte de fonds de tiers est adressée par écrit, à l’aide du formulaire ad hoc, au chef ou à la cheffe du service des fonds de tiers.
2Le contrat, la décision d’allocation de subsides ou tout autre élément utile est joint à la demande.
3Tant qu'il ou elle n'a pas obtenu tous les documents nécessaires et en particulier si les documents signés avec le tiers n’engagent pas valablement l’Université selon les dispositions de l’article 10 ci-dessus, le chef ou la cheffe du service de fonds de tiers refuse l'ouverture du compte.
Art. 27 1Le ou la titulaire d’un compte de fonds de tiers a le pouvoir d’en disposer dans le cadre du présent règlement, et en relation stricte avec l’exercice de son activité professionnelle.
2Le pouvoir de disposer prend effet au moment de l’autorisation d’ouverture du compte par le service des fonds de tiers, ou résulte du transfert de la titularité au sens de l’alinéa 4 ci-après.
3Le pouvoir de disposer prend fin d’office par la clôture du compte ou par la fin des rapports de travail entre le ou la titulaire et l’Université. En cas de justes motifs, il peut prendre fin par décision.
4A la fin des rapports de travail, et sous réserve d’éventuelles dispositions contraires des règlements des organismes ayant alloué les subsides de recherche, les fonds se trouvant sur les comptes de fonds de tiers de l’ex-collaborateur ou collaboratrice de l’Université sont dévolus à la Faculté dont il ou elle relevait, qui les affecte dans le cadre de sa succession. Si ce dernier ou cette dernière n’était pas membre du corps professoral, les fonds sont dévolus au Rectorat qui en dispose librement.
Art. 28 1Les professeurs et professeures honoraires ne peuvent obtenir l’ouverture d’un compte de fonds de tiers qu’en commun avec le membre du corps professoral avec lequel ils sont à l’origine du financement de ce compte.
2En dérogation aux alinéas 3 et 4 de l’article 27 ci-dessus et sur demande écrite expresse, le recteur ou la rectrice peut autoriser un professeur ou une professeure honoraire à demeurer titulaire d’un compte de fonds de tiers. L’autorisation précise la durée pendant laquelle le professeur ou la professeure honoraire peut demeurer titulaire d’un tel compte, et l’activité à l’accomplissement de laquelle ce compte est lié.
3Aucun salaire ne peut être versé au professeur ou à la professeure honoraire. L’allocation d’éventuels honoraires et indemnités est réservée et de la compétence du rectorat.
Art. 29 1En principe, aucun compte de fonds de tiers ne peut avoir de solde négatif tant qu’il n’est pas clôturé.
2Un découvert temporaire peut toutefois survenir et être toléré par le service des fonds de tiers, lorsqu’un financement complémentaire, supérieur ou égal à l’excédent de dépenses temporaire, est hautement vraisemblable.
3Le service des fonds de tiers peut procéder à tout moment à des estimations en fonction des engagements pris sur le compte. Pour les comptes affectés, le service des fonds de tiers tient compte, dans son estimation, des recettes à venir, en fonction du contrat ou de la décision d’allocation de subsides à l’origine du financement.
Art. 30 1Les comptes affectés sont clôturés en principe à la fin des projets à l’origine de leur financement, dès que les rapports financiers et scientifiques finaux ont été, le cas échéant, acceptés par le bailleur de fonds.
2Les comptes non affectés sont clôturés sur demande de leur titulaire ou en cas de cessation des rapports de travail avec celui-ci ou celle-ci, sous réserve de l’article 28, alinéa 2 ci-dessus.
Art. 31 1Toute clôture de compte donne lieu à l’établissement d’un solde de clôture.
2Tout solde positif d’un compte affecté à la clôture est viré sur un compte non affecté du ou de la titulaire, à moins qu’il ne doive revenir à l’organisme ayant alloué le subside de recherche, ou à tout autre bailleur de fonds, conformément au contrat conclu ou à la décision d’allocation de subsides.
3Le solde de clôture positif d’un compte non affecté est en principe dévolu au remplaçant ou à la remplaçante du ou de la titulaire du compte qui a quitté l’Université. La Faculté en dispose toutefois conformément à l’article 27, alinéa 4 et sous réserve de l’article 28, alinéa 2 ci-dessus.
Responsabilité en cas de déficit
Art. 32 1Constitue un déficit tout excédent durable de dépenses non couvert par des recettes.
2Les titulaires des comptes de fonds de tiers sont en particulier responsables de veiller à ce que les ordres de paiement de salaires qu’ils adressent au service des ressources humaines soient couverts par les montants figurant sur le compte de fonds de tiers correspondant et ne suscitent pas le déficit de ce dernier.
3Si le ou la titulaire d’un compte affecté présentant un solde négatif est titulaire d’un compte non affecté, le solde négatif est prélevé sur celui-ci.
4En cas de solde négatif à la clôture d’un compte, le ou la titulaire répond en outre personnellement envers l’Université du dommage causé intentionnellement ou par négligence grave.
Solde de clôture transférable à une autre institution
Art. 33 1Si le ou la titulaire quitte l’Université avec l’intention de poursuivre son activité dans une autre institution de recherche, ou si le subside lui a été octroyé au titre d’encouragement personnel, le recteur ou la rectrice, sur requête motivée du ou de la titulaire et avec l’accord écrit exprès du bailleur de fonds, peut autoriser le transfert partiel ou total du solde du compte sur celui d’une autre institution ou sur un compte personnel de l’ancien ou l’ancienne titulaire.
2L’Université renonce alors le cas échéant à la propriété du fonds.
3Si un subside obtenu à titre d’encouragement personnel est versé sur un compte privé de l’ancien ou l’ancienne titulaire du fonds de tiers correspondant, il l’est à titre de salaire, moyennant les déductions correspondantes et constitue un revenu pour son bénéficiaire.
Section 3: Des règles d’utilisation et de gestion des comptes
Art. 34 1Seules les dépenses professionnelles peuvent être financées par un compte de fonds de tiers. Constituent de telles dépenses, toutes celles qui sont liées à l’exercice de l’activité professionnelle du ou de la titulaire du compte.
2Le financement porté sur un compte affecté ne peut être utilisé qu’en relation avec la réalisation de l’activité qu’il finance, et dans le respect des règles que le bailleur de fonds a, le cas échéant, déterminées.
Art. 35 1Les titulaires de comptes non affectés peuvent décider d’en utiliser une partie pour doter des prix académiques.
2Ces prix académiques doivent faire l’objet d’un règlement approuvé par le Rectorat.
Art. 36 1Les frais sont remboursés conformément au présent règlement et à la directive établie par le Rectorat sur le remboursement des frais professionnels par les fonds de tiers.
2Les règles d’utilisation des subsides de recherche fixées par les bailleurs de fonds sont réservées.
Paiement de salaires en général
Art. 37 1Les comptes de fonds de tiers peuvent être utilisés pour payer des salaires occasionnels ou non, ainsi que des honoraires.
2Les procédures en vigueur à l’Université, en ce qui concerne l’engagement de personnel, s’appliquent dans tous les cas.
3Le service des ressources humaines vérifie avec le service des fonds de tiers que les engagements sur la base desquels le versement du salaire est demandé sont conformes et que les montants disponibles sur le compte de fonds de tiers correspondant en permettent le versement.
Paiement d’un salaire ou d’honoraires en faveur du titulaire d’un compte
Art. 38 1Le versement d’un salaire ou d’honoraires en faveur du ou de la titulaire d’un compte peut intervenir mais doit en principe rester occasionnel. L’article précédent est applicable.
2Si le versement intervient au débit d’un compte affecté, il doit permettre l’indemnisation d’une activité déployée par le ou la titulaire en dehors de son cahier des charges, mais entrant dans l’activité financée par les subsides obtenus
3Dans tous les cas, le service des ressources humaines vérifie que l’ordre de paiement a été visé par le ou la titulaire du compte et par son supérieur ou sa supérieure hiérarchique. Si le ou la titulaire du compte est un directeur ou une directrice d’Institut, un doyen ou une doyenne, l’ordre de paiement doit être visé par un ou une des autres professeurs de l’Institut, respectivement par un des autres membres du décanat.
Art. 39 1L’acquisition d’équipements scientifiques ou de tout autre matériel lié à l’activité du ou de la titulaire du compte est considérée comme une dépense professionnelle.
2Sous réserve de dispositions contraires prévues par les organismes allouant des subsides de recherche ou spécifiquement prévues dans un contrat générant des fonds de tiers, le matériel ainsi acquis est propriété de l’Université.
Art. 40 1Chaque recette est considérée comme soumise à la TVA, hormis celles liées aux activités d’enseignement et de formation continue de l’Université.
2Moyennant les justificatifs nécessaires remis par le ou la titulaire du compte et sur demande expresse de sa part, le service des fonds de tiers se renseigne auprès des instances compétentes en matière de TVA sur l’admissibilité d’exceptions.
3La TVA relative à des recettes soumises est comptabilisée sous le numéro TVA de l’Université. Elle est mise en charge du compte concerné.
Art. 41 1Aucun intérêt n’est crédité sur les comptes de fonds de tiers. Le produit des comptes est affecté à la couverture des frais de gestion.
2Sous réserve de la partie du prélèvement attribuée par le Rectorat au service des fonds de tiers, conformément à l’article 14, alinéa 2 ci-dessus, aucun autre frais n’est prélevé pour les frais de gestion des comptes.
3La règlementation éventuellement contraire des bailleurs de fonds demeure réservée.
Art. 42 1Le service des fonds de tiers et le service des ressources humaines veillent à la bonne application du présent règlement.
2Le service des fonds de tiers est habilité à prendre toutes les mesures nécessaires à la bonne gestion des comptes de fonds de tiers, et n’agit que sur demande écrite signée du ou de la titulaire, le cas échéant conjointement avec son supérieur ou sa supérieure hiérarchique, selon l’article 38, alinéa 3 ci-dessus, accompagnée des justificatifs originaux.
3Le service des fonds de tiers est légitimé à refuser le paiement des factures non conformes aux dépenses professionnelles ou des salaires non conformes aux règles en vigueur à l’Université ou non couverts par les fonds de tiers concernés, et à demander des informations complémentaires à leurs titulaires.
4Il fait rapport régulièrement au recteur ou à la rectrice.
Art. 43 1En cas de justes motifs et notamment en cas de déficit au sens de l’article 32, alinéa 1 ci-dessus, le service des fonds de tiers est habilité, après en avoir entendu le ou la titulaire, à bloquer un compte de fonds de tiers.
2Il en avertit aussitôt le recteur ou la rectrice qui, après avoir entendu le ou la titulaire, décide du retrait définitif ou non du pouvoir de disposer de ce compte, voire d’autres comptes.
Art. 44 1En cas de litiges entre le service des fonds de tiers et un ou une titulaire de compte, le recteur ou la rectrice, après avoir entendu le ou la titulaire du compte rend une décision.
2Conformément à l’article 80, alinéa 2 LU, les décisions prises par le recteur ou la rectrice sont susceptibles d’un recours au département.
Dispositions finales et transitoires
Art. 45 1Les fonds figurant sur des comptes qui, par l'effet du présent règlement, n'auraient plus de titulaire reviennent de droit à l’Université.
2Le Rectorat, sur préavis du doyen ou de la doyenne, respectivement du directeur ou de la directrice d'Institut, du directeur ou de la directrice de département concerné, les attribue librement en tenant compte si possible du but du projet à l’origine du fonds.
Art. 46 1Les prélèvements ne sont perçus que sur les nouveaux financements obtenus dans le cadre de contrats signés à partir de l’entrée en vigueur du présent règlement, ou de décisions d’allocation de subsides prises après son entrée en vigueur.
2Si un tel contrat est conclu après l’entrée en vigueur du présent règlement mais a été négocié avant, aucun prélèvement ne sera perçu, moyennant demande expresse du membre de la communauté universitaire à l’origine du contrat, formulée durant les six (6) premiers mois d’application du présent règlement.
3Si l’allocation de subsides intervient dans le cadre d’une décision prise après l’entrée en vigueur du présent règlement mais sur la base d’une proposition de budget présentée avant celle-ci, aucun prélèvement ne sera perçu, moyennant demande expresse du membre de la communauté universitaire à l’origine de la décision, formulée dans les six (6) premiers mois d’application du règlement.
Art. 47 1Le présent règlement entre en vigueur le 17 octobre 2011. Il abroge le règlement, du 20 octobre 1993, concernant la gestion des fonds de tiers.
2Conformément à l'article 24, alinéa 1, lettre b RGOU, le Conseil de l'Université s'est prononcé favorablement sur le présent règlement, lors de sa séance du 13 septembre 2011.
3Le présent règlement sera publié dans la Feuille officielle et inséré au recueil de la législation neuchâteloise.
Notes:
(*) FO 2011 No 44
1) RSN 416.10
2) RSN 416.101.01