416.101.010
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14 mai 2012
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Règlement |
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Le rectorat,
vu la loi sur l’Université (LU), du 5 novembre 20021);
vu le règlement général d’organisation de l’Université (RGOU), du 11 octobre 20052);
arrête:
Article premier Le présent règlement vise à définir les pouvoirs de représentation des collaborateurs de l’Université lorsque, dans le cadre de leurs fonctions, ils passent une commande, concluent un contrat ou un accord au nom et pour le compte de l’institution.
Art. 2 1Les présentes dispositions s’appliquent aux engagements pris en relation avec le budget de l’Etat et en particulier:
a) pour l’acquisition de biens et services (y compris commandes);
b) pour divers types de contrats (conventions-cadre de coordination, contrats de bail à loyer, mises à disposition de locaux, représentation en justice, transactions judiciaires);
c) pour les engagements de personnel.
2En dehors des engagements susmentionnés, chaque collaborateur peut représenter l’institution par sa signature individuelle dans le cadre de l’exercice de sa fonction pour les activités de gestion courante prévues par son cahier des charges.
Art. 3 1Le présent règlement ne s’applique pas aux contrats conclus en son nom, pour son propre compte et sous sa propre responsabilité par un membre du corps enseignant dans le cadre d’activités annexes.
2Le présent règlement ne s’applique pas aux décisions prises par des organes universitaires agissant dans le cadre de la puissance publique (ex. décision du rectorat sur recours, décision d’un doyen ou décanat prononçant une élimination, signature d’un diplôme).
3Le présent règlement ne s’applique pas aux engagements pris en relation avec les fonds de tiers, y compris leur obtention, ou la fortune de l’Université. L’article 10 du règlement des fonds de tiers de l’Université, du 17 octobre 20113), est applicable à cet égard.
Pouvoir d’engagement général du recteur ou de la rectrice
Art. 4 1En tant que responsable de la gestion de l'Université de par la loi, le recteur ou la rectrice dispose du pouvoir général de conclure tout contrat ou tout accord avec un tiers au nom et pour le compte de l’Université.
2Le recteur ou la rectrice a la compétence générale d’engager l’institution par sa signature individuelle, sous réserve des dispositions contraires prévues par le présent règlement. Cette compétence peut être déléguée de par la loi à un vice-recteur ou une vice-rectrice.
3Sont réservées les compétences qui doivent être exercées collégialement par le rectorat conformément à l’article 9, alinéa 2, lettre a RGOU.
Art. 5 1Par le présent règlement, les collaborateurs et collaboratrices suivants sont compétents pour engager l’institution par une signature collective à deux, dans le cadre strict de la fonction qu’ils exercent:
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Signataire |
Cosignataire |
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Vice-recteur ou vice-rectrice |
Autre vice-recteur ou vice-rectrice |
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Doyen ou doyenne |
Vice-recteur ou vice-rectrice |
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Directeur ou directrice d’institut |
Doyen ou doyenne |
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Membre du corps professoral |
Directeur ou directrice d’institut |
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Secrétaire général ou secrétaire générale |
Vice-recteur ou vice-rectrice |
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Directeur de département du domaine central |
Secrétaire général ou secrétaire générale ou vice-recteur ou vice-rectrice |
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Chef de service du domaine central |
Directeur ou directrice de département, secrétaire général ou secrétaire générale ou vice-recteur ou vice-rectrice |
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Responsable de secteur du département services et infrastructures |
Directeur ou directrice du département services et infrastructures |
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Responsable de centre de coût |
Une des fonctions énumérées dans ce tableau (y c. membre du corps professoral) |
2Le ou la cosignataire est en principe le supérieur ou la supérieure hiérarchique.
3Un ou une responsable de centre de coût qui n’exerce pas l’une des fonctions susmentionnées ne peut pas être un ou une cosignataire.
Délégation de la signature collective
Art. 6 1Chaque collaborateur ou collaboratrice au bénéfice d’une signature collective à deux peut désigner un autre membre du personnel autorisé à signer à sa place, en qualité de signataire ou cosignataire, notamment en cas d’absence d’une certaine durée (vacances, déplacement professionnel, maladie, etc.).
2Une telle délégation se fait par écrit et une sous-délégation n’est pas autorisée.
3La personne qui a délégué son pouvoir d’engagement ne peut figurer comme cosignataire de l’engagement délégué.
Art. 7 1Le recteur ou la rectrice peut déléguer un pouvoir d’engagement spécifique par procuration écrite à un collaborateur ou une collaboratrice, avec signature individuelle ou collective à deux.
2Par procuration écrite en faveur d’un collaborateur ou d’une collaboratrice, le recteur ou la rectrice peut déroger aux limites du présent règlement, notamment à celles fixées à l’article 9 ci-dessous, en précisant le domaine concerné.
3Cette procuration peut se limiter à la signature d’un acte particulier ou s’étendre à des engagements de même nature sur une période déterminée. Une sous-délégation n’est pas possible.
Interdiction des conflits d’intérêts
Art. 8 Les catégories de personnes susmentionnées ne peuvent, en tant que signataires ou cosignataires, engager l’institution ou ordonner des paiements en leur faveur ou en faveur de personnes avec lesquelles elles ont un lien familial de premier ou deuxième degré ou de tiers dont elles partagent les intérêts, en particulier si elles détiennent une participation financière dans l’entreprise tierce.
Limites de compétences financières
Art. 9 1Les personnes au bénéfice d’une signature collective à deux (art. 5) peuvent engager l’institution ou ordonner des paiements avec signature individuelle jusqu’à 10.000 francs tant pour l’acquisition de bien que de services.
2Au-delà de 10.000 francs, une deuxième signature par le supérieur ou la supérieure hiérarchique est nécessaire.
3Au-delà de 75.000 francs, le cosignataire est un vice-recteur ou une vice-rectrice ou le secrétaire général ou la secrétaire générale.
4Au-delà de 150.000 francs, la signature du recteur ou de la rectrice est nécessaire.
5Au-delà de 400.000 francs, le recteur ou la rectrice ne peut engager l’institution que moyennant une décision prise collégialement par le rectorat.
Devoirs du signataire et du cosignataire
Art. 10 1Avant la signature de tout acte générant des droits et obligations pour le compte de l’Université, le signataire doit s’assurer que:
a) l’engagement répond à un besoin de l’Université et s’inscrit dans les missions d’enseignement, de recherche et de service de l’Université;
b) pour des transactions supérieures à 10.000 francs, le prix prévu n’est pas supérieur à celui du marché. Des dérogations sont possibles, moyennant motivation;
c) l’engagement s’inscrit dans le cadre des budgets alloués;
d) les clauses de l’acte à signer correspondent à l’état actuel des négociations;
e) les clauses décrivent clairement les droits et obligations de chacune des parties;
f) les clauses respectent les lois (notamment la loi cantonale sur les marchés publics) et les règlements ainsi que les directives de l’Université;
g) les clauses permettent une évaluation pertinente des risques associés à l’engagement contractuel de l’Université.
2Pour toute nouvelle transaction supérieure à 10.000 francs, le signataire établit, au moment de l’engagement, un bordereau à l’intention du service de comptabilité générale confirmant qu’il a veillé au respect des points ci-dessus tout en précisant, le cas échéant, l’échéance prévue pour le ou les paiements. Aucun bordereau n’est nécessaire si le signataire reporte l’engagement dans le système informatique SAP.
3Le cosignataire procède à sa propre évaluation des points a), b), c) et e) ci-dessus et cosigne l’engagement.
4Avant d’être signé, tout contrat peut être soumis aux conseillers juridiques du rectorat.
Retrait du pouvoir d’engagement
Art. 11 Par notification écrite, le recteur ou la rectrice peut restreindre ou retirer l’exercice du pouvoir d’engagement conféré par le présent règlement ou par une procuration.
Dispositions particulières concernant les acquisitions de biens et services
Art. 12 1Par acquisitions de biens et services, on entend tous les engagements (y compris les commandes) de nature financière relatifs à l’acquisition de fournitures et de services.
2Il s’agit notamment des commandes de matériel, des contrats d’achats, des contrats de mandat, des contrats de maintenance, des contrats de leasing mobilier, des contrats d’assurance.
Principe pour les engagements d’acquisitions de biens et services
Art. 13 Les personnes au bénéfice d’un pouvoir de signature collective à deux selon l’article 5 peuvent engager l’institution individuellement dans les limites fixées aux articles 9 et 14.
Limites à raison du domaine concerné
Art. 14 1Les commandes et acquisitions de biens et services dans le domaine de l’informatique sont du ressort du secteur concerné au sein du département services et infrastructure.
2Les commandes, acquisitions et abonnements institutionnels dans le domaine des ressources électroniques (périodiques, revues électroniques, etc.), sont du ressort du responsable ou de la responsable du secteur information scientifique et bibliothèques au sein du département services et infrastructure.
3Les commandes et acquisitions d’ouvrages (destinés aux bibliothèques) incombent aux facultés, voire à leurs sous-unités, selon l’organisation prévue au sein des facultés.
4Les engagements dans le domaine des bâtiments universitaires, en matière de construction, de transformation, d’équipements ou d’entretien sont du ressort du secteur concerné du département services et infrastructures.
Art. 15 1Les personnes au bénéfice d’une signature collective à deux peuvent engager l’institution en passant des commandes sans signature (par ex. commandes orales, commandes par internet, etc.).
2Il est de leur devoir de veiller à l’application du règlement dans telles situations et de requérir l’approbation écrite de leur cosignataire si nécessaire.
Art. 16 1Lors d’engagements générant des paiements répétitifs (paiements pluriannuels, par ex. dans le cadre de contrats de maintenance ou d’achats échelonnés), on tient compte du montant total de l’engagement maximal pris pour fixer la limite de compétences.
2Si l’engagement pris n’est pas limité dans le temps, on tient compte du montant annualisé pour fixer la limite de compétences.
Art. 17 1En cas de non-respect des règles sur l’acquisition de biens et de services, le paiement est bloqué.
2Les dispositions du dernier chapitre sur la responsabilité sont réservées.
Art. 18 Sauf disposition contraire prévue dans le présent chapitre, les dispositions des chapitres 1 et 2 du présent règlement sont applicables par analogie aux engagements prévus dans le présent chapitre.
Contrats, conventions ou accords sans flux financier
Art. 19 1Les contrats, conventions ou accords au nom de l’Université, négociés éventuellement par l’une de ses sous-unités, n’impliquant aucun flux financier, sont cosignés par un vice-recteur ou une vice-rectrice, voire par le recteur ou la rectrice.
2Les conventions de coordination au sens de l’article 17, alinéa 5 LU, soit des conventions portant adhésion à des organisations interuniversitaires, des accords portant sur la mobilité des enseignants et enseignantes ou des étudiants et étudiantes, des accords sur la création de filières de formation communes ou sur la délivrance de titres conjoints, sont des engagements visés par l’alinéa 1 du présent article.
3Par procuration écrite, le recteur ou la rectrice peut déléguer la compétence d’engager l’Université à un collaborateur ou une collaboratrice, dans un domaine déterminé.
Art. 20 1L’Université est engagée dans un contrat de bail à loyer immobilier par la signature collective à deux du directeur ou de la directrice du département des infrastructures avec cosignature du secrétaire général, quel que soit le montant du loyer.
2Les compétences du recteur ou de la rectrice sont réservées au sens des articles 4 et 9, alinéa 5.
Art. 21 1La mise à disposition de locaux dans les bâtiments universitaires, à titre onéreux ou non, est du ressort du secteur concerné au sein du département services et infrastructures.
2Les tarifs appliqués font l’objet d’une directive du rectorat.
Représentation en justice et transactions judiciaires
Art. 22 Seul le recteur ou seule la rectrice peut représenter l’Université en justice et conclure et signer des transactions judiciaires ou extrajudiciaires, quelle que soit la valeur litigieuse.
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Plainte pénale |
Art. 23 Le droit de porter plainte au nom et pour le compte de l’Université, de même que de se porter partie civile, n’appartient qu’au recteur ou à la rectrice.
Art. 24 1Le pouvoir de requérir une poursuite n’appartient qu’au recteur ou à la rectrice.
2Le pouvoir de faire opposition à un commandement de payer adressé à l’institution appartient au chef ou à la cheffe de service de la comptabilité générale, sous réserve d’une cosignature au sens de l’article 5.
Art. 25 Seul le recteur ou seule la rectrice peut autoriser l’ouverture d’un compte bancaire et postal au nom de l’institution.
Transactions immobilières et financières
Art. 26 Sous réserve de l’article 79 LU, seul le recteur ou seule la rectrice peut engager l’Université dans le cadre de transactions immobilières ou financières, peu importe le montant en jeu.
Dispositions particulières concernant les engagements de personnel sur le budget de l’Etat
Engagement provisoire du personnel
Art. 27 1Le chef ou la cheffe du service des ressources humaines de l’Université a le pouvoir, par signature individuelle, de procéder à l’engagement provisoire au sens de la loi sur le statut de la fonction publique (LSt), du 28 juin 19954) de même qu’à l’engagement par contrat de droit privé du personnel administratif, technique et bibliothécaire ainsi que des apprentis.
2Il ou elle veille à ce qu’un cahier des charges soit établi.
Evaluation de fonction et salaire initial
Art. 28 1Le traitement initial est proposé au supérieur hiérarchique de la personne à engager par le service des ressources humaines sur la base du dossier de candidature et des renseignements obtenus lors de l'entretien d'embauche.
2Il ne peut être fixé dans le dernier quart de la rémunération prévue qu'avec l'accord du recteur ou de la rectrice, du secrétaire général ou de la secrétaire générale.
Encouragement du perfectionnement
Art. 29 1Les conventions fixant les conditions de l’aide éventuelle accordée à un collaborateur ou une collaboratrice désirant parfaire sa formation (cf. art. 20 du règlement des fonctionnaires (RDF), du 9 mars 20055)) sont signées par le chef ou la cheffe de service des ressources humaines, après préavis du supérieur hiérarchique concerné, sous réserve d’une cosignature au sens de l’article 5.
Art. 30 1L’exécution de tout engagement à caractère financier pris au nom de l’Université est effectuée par le service de la comptabilité générale.
2Quel que soit le montant à payer, les ordres de paiement sont munis de la signature d’un collaborateur ou d’une collaboratrice du service de la comptabilité générale et de la cosignature d’un autre membre du domaine central.
3Les personnes habilitées à signer et cosigner les paiements à exécuter sont désignées par le recteur ou la rectrice. Le spécimen de leur signature est déposé sur les comptes bancaires ou postaux utiles.
4Une personne ayant participé comme signataire ou cosignataire d’un engagement à caractère financier ne peut, en principe, être ni signataire ni cosignataire de l’exécution du paiement.
Devoirs des personnes habilitées à signer l’exécution des paiements
Art. 31 1Les personnes habilitées à exécuter les paiements selon l’article 30 doivent s’assurer que les engagements à caractère financier ont été pris conformément aux chapitres 1 à 4 du présent règlement.
2Elles peuvent exiger tous les documents nécessaires à ce contrôle et refuser, le cas échéant, le paiement.
Art. 32 1L’Université n’est en aucun cas engagée par un contrat ou un accord qui n’aurait pas été signé conformément aux dispositions du présent règlement.
Art. 33 1Toute personne agissant en violation du présent règlement s’expose à des sanctions disciplinaires et à une demande en dommages et intérêts en réparation du préjudice éventuel subi par l’Université.
2Après avoir entendu la personne concernée, le recteur ou la rectrice peut en outre restreindre ou retirer l’exercice du pouvoir d’engagement au sens de l’article 11.
Art. 34 1Le service de la comptabilité générale est compétent pour la tenue à jour des spécimens de signature des différents collaborateurs habilités à engager l’Université au sens du présent règlement.
2Le service de la comptabilité générale est autorisé à renseigner des tiers sur les pouvoirs d’engagement d’une personne déterminée.
Art. 35 Les engagements pris avant l’entrée en vigueur du présent règlement demeurent valables. Leur exécution est cependant subordonnée aux présentes dispositions.
Art. 36 1Le présent règlement entre en vigueur immédiatement et abroge le règlement sur les pouvoirs de représentation et de signature de l’Université de Neuchâtel, du 11 septembre 20066) ainsi que le tableau de délégation de compétences, du 11 septembre 2006.
2Conformément à l’article 24 RGOU, le Conseil de l’Université s’est prononcé favorablement sur le présent règlement lors de sa séance du 3 mai 2012.
3Le présent règlement sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.
Notes:
(*) FO 2012 No 22
1) RSN 416.10
2) RSN 416.101.01
3) RSN 416.101.013
4) RSN 152.510
5) RSN 152.512