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13 juin 2007
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Règlement d'exécution (RELTAE) |
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Le Conseil d'Etat de la République et Canton de Neuchâtel,
vu la loi sur la transparence des activités étatiques (LTAE), du 28 juin 20061) (ci-après: la loi);
sur la proposition de son président,
arrête:
Article premier Le chef ou la cheffe du département concerné est compétent-e pour décider l’ouverture au public des séances de l’administration cantonale (art. 5, al. 3, let. a, de la loi).
Grand Conseil – Pouvoir judiciaire – Autorités communales
Art. 2 Le Grand Conseil, les autorités judiciaires et les autorités communales sont compétents pour régler les modalités de l’information du public sur leurs activités.
Conseil d’Etat et administration cantonale
Section 1: Organes et missions
Conseil d’Etat: expression politique
Art. 3 Seuls les membres du Conseil d’Etat sont autorisés à exprimer un point de vue politique.
Art. 4 La chancellerie d’Etat est chargée de l’information externe et interne du Conseil d’Etat et de l’administration cantonale.
Art. 5 Les départements informent dans les domaines qui les concernent.
Conférence des secrétaires généraux
Art. 6 1La Conférence des secrétaires généraux est chargée de prendre en compte les attentes dans les domaines touchant à l’information et à la communication, et de faire toute proposition utile au Conseil d’Etat en la matière.
2Présidée par le chancelier ou la chancelière d’Etat, elle réunit les secrétaires généraux, le-la chargé-e de communication et les personnes de référence en matière de communication.
Art. 7 Le-la chargé-e de communication assume notamment les tâches suivantes:
a) coordonner et gérer l’information émanant du Conseil d’Etat et des départements;
b) collaborer à l’élaboration et à la mise en œuvre de concepts et de stratégies de communication interne et externe;
c) conseiller et offrir un soutien technique au Conseil d’Etat et aux services en matière de communication;
d) rédiger et diffuser les informations à la presse;
e) coordonner l’organisation des conférences de presse.
Art. 8 1Le-la gestionnaire de site WEB assure notamment la mise à jour et le développement du site Internet officiel de l’Etat (ci-après: le site de l’Etat).
2Il-elle coordonne et supervise avec la collaboration des unités publiantes au sens de l’article 18 la publication d’informations sur le site de l’Etat.
Section 2: Modalités de l’information
a) Conseil d’Etat
Art. 9 Le Conseil d’Etat donne une orientation générale sur son action et sa politique lors de rencontres périodiques avec les représentants de la presse.
Art. 10 En règle générale, les décisions du Conseil d’Etat de nature à intéresser le public font l’objet d’une information donnée sous forme d’un communiqué de presse diffusé le lendemain de la séance.
Art. 11 Lorsqu’il le juge nécessaire, le Conseil d’Etat donne une information ponctuelle par le biais d’une conférence, d’un point ou d’un communiqué de presse.
Art. 12 1Les communiqués de presse sont préparés par les services concernés, en coordination avec la chancellerie d’Etat.
2Après validation, ils sont diffusés aux médias par la chancellerie d’Etat et publiés immédiatement sur le site de l’Etat.
Art. 13 1La coordination des conférences de presse est assurée par la chancellerie d’Etat qui est consultée avant le choix définitif d’une date.
2L’invitation à la conférence de presse est rédigée et envoyée par la chancellerie d’Etat.
3En règle générale, un dossier de presse est distribué aux journalistes présents accompagné d’un communiqué de presse résumant l’objet de la conférence.
4Le dossier et le communiqué de presse sont préparés par le service organisateur de la conférence de presse en coordination avec la chancellerie d’Etat.
Art. 14 1Lors de tout scrutin populaire cantonal, la chancellerie d’Etat édite un fascicule d’information (vot’info) à l’intention du corps électoral.
2Ce fascicule résume et explique la position des autorités. Il offre également la possibilité de s’exprimer à d’éventuels comités référendaires ou d’initiative.
b) Départements
Art. 15 1L’information est placée sous l’autorité du chef ou de la cheffe de département.
2Il ou elle peut déléguer cette compétence à un chef ou une cheffe de service.
3Une personne de référence en matière de communication est désignée pour chaque département.
Art. 16 Sauf cas d’urgence, les chefs de service ne sont pas habilités à prendre l’initiative d’une information sans l’autorisation du chef ou de la cheffe du département.
Conférences et communiqués de presse
Art. 17 Les règles relatives à la tenue des conférences de presse et à la diffusion des communiqués de presse contenues aux articles 12 et 13 sont applicables par analogie à l’information par les départements.
Section 3: Publications sur le site de l’Etat
Art. 18 1La chancellerie d’Etat, les départements, services, offices, bureaux et établissements de l’administration cantonale (ci-après: les unités publiantes) publient sur le site de l’Etat:
a) toute information de nature à intéresser le public;
b) toute information utile concernant les prestations offertes aux usagers de l’administration cantonale;
c) une brève description de leurs prestations, missions, organisation et projets importants en cours.
2Elles opèrent une mise à jour de leurs pages aussi fréquemment que la nature du contenu l’exige.
3Les unités publiantes répondent dans les meilleurs délais à toute sollicitation d’adaptation et demande de correction faites par le ou la gestionnaire de site WEB dans le cadre de ses contrôles périodiques.
Art. 19 1La publication se fait selon une procédure standard fixée par le groupe de pilotage et s’appuie sur une charte unique de publication http://intrane.ne.ch/neat/chartedepublication/.
2Les informations publiées répondent dans la mesure du possible à la thématique de la plate-forme commune de la Confédération, des cantons et des communes (Le Portail suisse; http://www.ch.ch/).
Art. 20 Les unités publiantes sont responsables de l’information diffusée sur leurs pages.
Section 4: Information interne
Information interne: Compétences et organisation
Art. 21 1Le Conseil d’Etat organise périodiquement une orientation générale sur son action et sa politique à l’intention des cadres supérieurs de l’administration cantonale.
2Le chancelier ou la chancelière d’Etat donne aux secrétaires généraux qui en font la demande une information spécifique sur les travaux du Conseil d’Etat après chaque séance.
3Les secrétaires généraux transmettent aux services concernés, en concertation avec leur chef ou cheffe de département, les informations nécessaires au suivi des séances du Conseil d’Etat.
4Les communiqués de presse sont diffusés par la chancellerie d’Etat aux chefs de service et d’office, aux secrétaires généraux et secrétariats de département, voire selon leur nature, à l’ensemble de la fonction publique cantonale ou à toute personne concernée.
Art. 22 L’accès aux documents officiels comprend également le droit pour le-la bénéficiaire de les copier lui-même ou elle-même sur place au moyen de tout procédé n’endommageant pas les documents, notamment par transcription à la main, photographie, photocopie ou scannage.
Art. 23 Lorsque les documents officiels sont accessibles sur Internet ou qu’ils font l’objet d’une publication officielle, l’autorité peut se limiter à communiquer au demandeur les références nécessaires pour leur consultation.
Consultation des tiers concernés
Art. 24 1Lorsque l’accès à un document officiel peut porter atteinte à un intérêt prépondérant public ou privé, les tiers concernés sont consultés par écrit.
2Un délai de dix jours leur est imparti pour s’opposer par écrit à la communication du document.
Travail manifestement disproportionné
Art. 25 Le travail occasionné à l’autorité est réputé manifestement disproportionné lorsque cette autorité n’est pas en mesure, avec le personnel et l’infrastructure dont elle dispose ordinairement, de satisfaire à la demande d’accès sans entraver considérablement l’accomplissement de ses tâches.
Art. 26 Les demandes d’accès aux documents officiels versés aux archives de l’Etat sont traitées par:
a) l’autorité compétente au sens de l’article 27 de la loi durant le délai administratif de protection, en coordination avec les archives de l’Etat;
b) les archives de l’Etat après l’échéance de ce délai.
Exceptions à la gratuité et émoluments
Art. 27 1Les dispositions de ce chapitre règlent la perception d’émoluments par les autorités cantonales et communales définies à l’article 2 de la loi.
2Les réglementations spéciales en matière d’émoluments sont réservées.
Art. 28 Lorsque des copies sont émises ou que l’accès à un document nécessite un travail d’une certaine importance, l’autorité qui traite la demande informe immédiatement le demandeur qu’un émolument pourra lui être demandé.
2. Travail d’une certaine importance
Art. 29 Est considéré comme travail d’une certaine importance le traitement d’une demande d’accès dont la durée excède une demi-heure.
3. Renouvelle-
ment abusif d’une demande
Art. 30 Est considéré comme abusif le renouvellement d’une demande portant sur un document officiel ayant déjà été communiqué au demandeur dans les douze mois précédant la demande, alors que la teneur de ce document n’a pas été modifiée dans l’intervalle.
1. Frais d’impression, de copie et d’expédition
Art. 31 1En cas d’émission de copies ou d’impression de documents officiels sur papier, les émoluments suivants sont perçus:
– jusqu’à dix pages, 50 centimes la page, mais au minimum 2 francs;
– entre 10 et 50 pages, 20 centimes la page;
– au-delà de 50 pages, 10 centimes la page.
2Si les documents ne sont pas retirés sur place, les frais effectifs d’expédition peuvent être perçus.
Art. 32 En sus de l’émolument prévu à l’article 31, lorsque le traitement de la demande d’accès requiert un travail d’une certaine importance, une participation équitable aux frais peut être demandée, correspondant à un tarif horaire de 60 francs, et n’excédant pas un montant total de 300 francs.
3. Renouvelle-ment abusif d’une demande
Art. 33 1En cas de renouvellement abusif d’une demande, une participation de 20 francs minimum par prestation peut être requise.
2Lorsque le traitement de la demande requiert plus d’un quart d’heure de travail, le tarif horaire prévu à l’article 32 s’applique en sus.
3La somme totale requise n’excédera pas un montant de 500 francs.
Art. 34 Aux fins de promouvoir la transparence auprès du public et des autorités, le chancelier ou la chancelière d’Etat dispose du concours de l’administration cantonale et de ses services.
Art. 35 Sont abrogés:
a) le règlement concernant la communication du Conseil d’Etat et de l’administration cantonale, du 26 mars 20012);
b) le règlement concernant la publication sur le site Internet officiel de la République et Canton de Neuchâtel, du 23 octobre 20023).
Publication et entrée en vigueur
Art. 36 1Le présent règlement entre en vigueur le 1er octobre 2007.
2Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.
Notes:
(*) FO 2007 No 44
1) RSN 150.50