416.101.010
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11 septembre 2006
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Règlement de l'Université de Neuchâtel |
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Le rectorat,
vu la loi sur l’Université (LU), du 5 novembre 20021);
vu le règlement général d’organisation de l’Université (RGOU), du 11 octobre 20052);
arrête:
Article premier 1Le présent règlement a pour objectif de déterminer les pouvoirs de représentation des différents collaborateurs dans le cadre de la conclusion et de l’exécution des engagements liant l’Université de Neuchâtel.
2Il détermine, sous réserve de dispositions particulières, les pouvoirs de représentation dans toutes les affaires qui engagent l’Université vis-à-vis de tiers.
3L’Université se fait inscrire au registre du commerce de Neuchâtel.
Art. 2 1Les présentes dispositions régissent les engagements pris sur les fonds se rapportant à la comptabilité générale et relevant du budget de l’Etat.
2Sont visés au sens de l’alinéa précédent, tous les actes nécessaires à l’accomplissement des missions et de la politique générales, pour autant qu’ils relèvent du budget de l’Etat et, notamment, tous les engagements pris par l’Université relatifs:
– à l’organisation, aux ressources et au développement;
– à l’achat et à la vente de biens, de services et de marchandises;
– aux frais divers en relation avec l’activité de l’Université;
– à l’engagement de personnel;
– à la recherche;
– au transfert de technologies;
– à la confidentialité;
– aux collaborations interuniversitaires.
3Les présentes dispositions ne concernent pas les compétences qui ressortent de la gestion courante et pour lesquelles le pouvoir est donné par le cahier des charges des collaborateurs concernés.
4Sont exclues toutes les transactions relatives notamment à la création et à l’utilisation de fonds de tiers, lesquelles sont régies par des dispositions particulières.
5Le présent règlement ne s’applique pas aux transactions conclues sous la seule responsabilité d’un collaborateur de l’Université, dans le cadre d’activités annexes. Sont considérées comme activités annexes, les activités accomplies à titre privé, en son nom propre et pour son propre compte, par un collaborateur de l’Université et qui n’engagent pas celle-ci.
Art. 3 1Le présent règlement s’applique à tous les collaborateurs de l’Université de Neuchâtel, quelle que soit la source de leur salaire et leur statut.
2Sont considérés comme collaborateurs au sens du présent règlement les membres du corps enseignant, du personnel administratif, technique et bibliothécaire.
Art. 4 1Les engagements conclus pour l’Université peuvent être: financiers, lesquels impliquent des prestations et/ou des contre-prestations en espèce ou autres que financiers, lesquels n’impliquent alors ni prestation ni contre-prestation en espèce.
2Deux phases successives se distinguent dans la représentation:
a) la phase de l’engagement: qui détermine les catégories de collaborateurs compétents pour engager l’Université par leur signature, individuelle ou collective;
b) la phase d’exécution: qui détermine les catégories de collaborateurs compétents pour exécuter, par leur signature individuelle ou collective, les engagements pris au nom et pour le compte de l’Université par les collaborateurs visés sous lettre a.
Facultés et services particuliers
Art. 5 1Dans le cadre de leurs compétences, les facultés demeurent libres de conclure les engagements pris dans le cadre de l’enveloppe budgétaire qui leur est allouée annuellement.
2Elles édictent pour elles-mêmes et les sous-unités qui les composent, un règlement, soumis à la ratification du rectorat, qui détermine le pouvoir interne de représentation.
3L’exécution des engagements demeure de la seule compétence du bureau de la comptabilité générale au sens du Titre III du présent règlement.
4Les responsables des services dont les fonds sont gérés de manière séparée (notamment service des sports, service social, Université du 3e âge, jardin botanique, cours d’été), peuvent, sans délégation possible, engager l’Université dans les limites de leur budget et de leur cahier des charges. Le recteur peut déterminer dans quelle mesure des engagements ponctuels, selon leur ampleur et leur nature, doivent être soumis, sur la base d’un budget ad hoc, à son approbation. L’exécution des engagements financiers demeure de la seule compétence du bureau de la comptabilité générale.
Art. 6 1Le recteur dispose du pouvoir général de représenter et d’engager l’Université sous sa signature dans toutes les transactions dans les limites prévues par le présent règlement et les autres dispositions en vigueur.
2Le rectorat engage l’Université sous la signature du recteur et d’un vice-recteur.
Art. 7 1En général, le recteur, les vice-recteurs bénéficient d’office et de par leur fonction du pouvoir d’engager l’Université dans des transactions, dans les limites posées par le présent règlement et les autres dispositions applicables.
2Ils sont inscrits au registre du commerce.
Autres collaborateurs inscrits au registre du commerce
Art. 8 Dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour le bon fonctionnement de l’Université, le recteur peut requérir l’inscription au registre du commerce d’autres collaborateurs. Cela peut notamment concerner les directeurs de domaine, les responsables de service et les collaborateurs personnels du recteur. Leur pouvoir d’engagement est limité au sens de l’article 9 du présent règlement.
Art. 9 1La limite du pouvoir d’engagement des collaborateurs inscrits au registre du commerce est déterminée comme suit:
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Fonction |
jusqu’à CHF 10.000.– |
jusqu’à CHF 50.000.– |
jusqu’à CHF 100.000.– |
jusqu’à CHF 400.000.– |
dès CHF 400.000.– |
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Rectorat |
a |
a |
a |
a |
a |
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Recteur |
a |
a |
a |
a |
Signature collective à 2 avec un vice-recteur |
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Vice-recteurs |
a |
a |
Signature collective à 2 avec un autre collaborateur autorisé |
Signature collective à 2 avec un autre vice-recteur ou le recteur |
Signature collective à 2 avec le recteur |
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Autres catégories de collaborateurs inscrits au RC |
a |
Signature collective à 2 avec un autre collaborateur autorisé |
Signature collective à 2 avec vice-recteur |
y |
y |
a Signature autorisée/avec pouvoir individuel d’engagement
y Signature non autorisée
2Que la signature requise soit individuelle ou collective, le collaborateur à l’initiative de l’engagement ne peut agir que dans le cadre strict de son domaine de compétences.
Art. 10 Sont réservés les cas particuliers visés aux articles 19 à 23 du présent règlement ainsi que les principes fixés par la délégation générale de compétences.
Art. 11 1Est pris en considération le montant total de la transaction, même si celle-ci est conclue par plusieurs contrats successifs.
2Si, après la conclusion du contrat, l’engagement doit être modifié, c’est le montant cumulé des opérations successives qui doit être pris en compte pour fixer la compétence du pouvoir de représentation.
3S’il apparaît que le montant global dépasse cette compétence, le collaborateur concerné doit d’office s’adresser à un membre de la communauté bénéficiant des pouvoirs nécessaires au sens de l’article 9 ci-devant.
4Lorsque le montant de l’engagement financier ne peut pas être chiffré avec précision, seuls le recteur ou le rectorat peuvent valablement décider de l’engagement.
Justes motifs: radiation au registre du commerce
Art. 12 1En cas de justes motifs, dans l’urgence, le rectorat peut ordonner la radiation à titre provisoire au registre du commerce de l’un ou l’autre des collaborateurs mentionnés à l’article 7.
2Dans les quinze jours qui suivent cette radiation provisoire, s’il entend la confirmer, le rectorat doit rendre une décision susceptible de recours.
3En cas de justes motifs, dans l’urgence, le recteur peut ordonner la radiation à titre provisoire au registre du commerce de l’un ou l’autre des collaborateurs mentionnés à l’article 8.
4Dans les quinze jours qui suivent, la décision de radiation provisoire doit être soumise au rectorat, lequel doit rendre une décision formelle susceptible de recours, confirmant ou levant la mesure.
B. Autorisation par délégation de compétences
Art. 13 1Dans le cadre de leurs compétences respectives, le recteur ou le rectorat peuvent autoriser d’autres collaborateurs à représenter l’Université dans des engagements déterminés.
2Cette autorisation est donnée de manière permanente par délégation générale de compétences.
3Dans ce cadre, le pouvoir d’engagement peut être subordonné à une signature collective.
Art. 14 1La délégation générale de compétences doit au minimum contenir les indications suivantes:
a) catégories de collaborateurs concernés;
b) étendue du pouvoir d’engagement et, si nécessaire, le montant maximum de l’engagement possible;
c) nécessité d’une signature collective et, le cas échéant, à partir de quel montant et avec quelle-s autre-s catégorie-s de collaborateurs autorisés;
d) possibilité d’accorder une sous-délégation.
2Elle mentionnera également, à titre indicatif, les principaux domaines décisionnels qui demeurent de la seule compétence du Conseil d’Etat, du Conseil de l’Université, du rectorat, respectivement de chaque membre du rectorat, recteur et vice-recteurs, sans délégation possible.
C. Autorisation par procuration
Art. 15 1Dans le cadre de leurs compétences respectives, le recteur ou le rectorat peut aussi accorder par procuration un pouvoir d’engagement à un collaborateur ou éventuellement à un tiers. Il fixe alors précisément et par écrit, dans la procuration, le cadre, la durée et l’étendue du pouvoir ainsi conféré.
2La procuration est toujours nominative.
3Celui qui est au bénéfice d’une procuration doit, en tout temps, être à même de la présenter.
Art. 16 1Un collaborateur qui bénéficie d’un pouvoir d’engagement institué par délégation générale de compétences ne peut déléguer son pouvoir que si cela est expressément prévu par ladite délégation ou autorisé par écrit par le recteur.
2Dans le cadre d’une procuration, le pouvoir ainsi conféré ne peut en aucun cas être délégué.
Art. 17 1Le collaborateur, auquel une sous-délégation est donnée, ne peut être qu’un subordonné hiérarchique du détenteur initial du pouvoir d’engagement.
2Le collaborateur qui bénéficie d’un pouvoir primaire d’engagement et qui sous-délègue son pouvoir demeure co-responsable vis-à-vis de l’Université pour les engagements pris par son subordonné.
Représentation dans d’autres entités
Art. 18 1Ne sont en principe pas soumises à autorisation les collaborations au sein d’entités à but non lucratif, purement scientifique, ainsi que celles qui s’inscrivent dans les missions du collaborateur concerné (commissions, comités, associations, conférences…) qu'elles soient de nature privée ou publique.
2Le collaborateur ne peut conclure des engagements pour l’Université sans procuration du recteur ou du rectorat.
3A défaut d’autorisation ou de ratification, le collaborateur est réputé agir en son nom propre et n’engage pas l’Université.
Art. 19 1Seul le recteur est autorisé à représenter l’Université dans un contrat de mandat avec une personne ne faisant pas partie de la communauté universitaire.
2Le recteur peut déléguer ce pouvoir à un vice-recteur ou à un autre collaborateur.
3Lorsqu’un mandat est confié, à titre onéreux, à un collaborateur de l’Université, cette dernière est représentée dans tous les cas par le recteur.
Art. 20 1Le recteur est seul autorisé à représenter l’Université en justice et à conclure et signer des transactions judiciaires ou extrajudiciaires, quelle que soit la valeur litigieuse.
2Ce pouvoir peut être délégué, mais uniquement par procuration, valable pour une seule affaire.
Art. 21 1Seul le recteur est autorisé à ouvrir un compte bancaire ou postal.
2Il peut déléguer sa compétence à un vice-recteur ou à un autre collaborateur.
Art. 22 1Pour tout ce qui concerne les droits de propriété intellectuelle et le transfert de matière, le recteur est seul habilité à engager l’Université.
2Ces pouvoirs peuvent être délégués.
3Demeurent réservées les dispositions figurant dans les règlements relatifs aux biens immatériels et aux fonds de tiers.
4Le contrat est, dans tous les cas, contresigné par le ou les auteur(s) du projet.
Art. 23 1Sous réserve des collaborateurs occasionnels, qui bénéficient d'un contrat de moins de trois mois, le principe de l’engagement d’un nouveau collaborateur doit être dans tous les cas agréé par le recteur.
2Dans tous les cas, la procédure peut, quant à elle, être déléguée à un autre collaborateur, notamment des ressources humaines, en respectant les formes énoncées précédemment.
Art. 24 1Pour toute transaction immobilière (achat ou vente) et quel que soit le montant de l’opération, l’Université doit être représentée, sans délégation possible, par le recteur au moins.
2Demeure réservé l’article 79, alinéa 4, LU.
Procédure, responsabilité et sanctions
Art. 25 Le bureau des ressources humaines est compétent pour la tenue à jour des inscriptions au registre du commerce.
Art. 26 1Lorsque le pouvoir de signature est collectif, quelle qu’en soit la source, le collaborateur ayant participé de manière prépondérante à la mise en place de la transaction doit fournir au contresignataire toutes les informations utiles pour lui permettre de mesurer les enjeux et lui accorder suffisamment de temps et d’explications pour que celui-ci se détermine en pleine connaissance de cause.
2Des informations doivent aussi être fournies à la demande du bureau de la comptabilité générale.
Art. 27 1Le collaborateur au bénéfice d’un pouvoir d’engagement doit être à même, à tout moment, de produire tout document utile et de donner toute indication nécessaire au recteur ou au rectorat s’agissant d’une transaction conclue par lui.
2Le collaborateur mentionné à l’alinéa 1 est également responsable de la bonne classification et du bon archivage des documents originaux signés par lui.
Signature collective et liens hiérarchiques
Art. 28 1Lorsqu’un collaborateur bénéficie d’un pouvoir d’engagement, que celui-ci émane de la loi, du présent règlement, de la délégation de compétences ou d’une procuration, et qu’une signature collective est nécessaire, seul un autre collaborateur, sans lien hiérarchique avec lui, peut cosigner un engagement.
2Demeurent réservés les principes relatifs aux signatures collectives tels que mentionnés à l’article 9 du présent règlement.
Conformité du contrat avec le droit en vigueur
Art. 29 1Tout collaborateur qui engage l’Université par sa signature, au sens des dispositions du présent règlement, doit s’assurer que celui-ci est conforme au droit en vigueur et est responsable de ce chef.
2Par principe et lorsqu’il a un doute, il soumettra le document au service juridique de l’Université qui vérifiera l’adéquation du contrat avec le droit en vigueur.
Fin du pouvoir de représentation: devoirs
Art. 30 Le collaborateur nanti d’un titre attestant de ses pouvoirs est tenu, lorsqu’ils prennent fin, de le restituer d’office et sans délai à l’autorité ou collaborateur qui le lui a décerné.
Responsabilité de l’Université
Art. 31 L’Université ne saurait être obligée par un engagement qui n’aurait pas été conclu par un ou des collaborateurs autorisés conformément aux dispositions du présent règlement, sauf ratification.
Art. 32 Tout collaborateur qui outrepasse le pouvoir de représentation qui lui est conféré, quel qu’en soit le mode, s’expose aux sanctions prévues par les dispositions générales régissant son statut. La responsabilité du collaborateur selon la législation cantonale demeure réservée.
Pouvoir d’exécuter les engagements
Art. 33 1L’exécution de tout engagement, à caractère financier, pris au nom de l’Université, est effectuée par le bureau de la comptabilité générale.
2Il nécessite, dans tous les cas et quel que soit le montant, la signature d’un représentant de chaque groupe au sens des dispositions qui suivent.
Art. 34 1Trois collaborateurs du bureau de la comptabilité générale, dont le responsable, sont désignés par le recteur. Ils forment la catégorie de signature «A», respectivement A1, A2 et A3.
2Trois autres membres du domaine central sont désignés par le recteur. Ils forment la catégorie «B», respectivement B1, B2 et B3.
3Ils demeurent dans cette fonction tant et aussi longtemps qu’ils n’ont pas été démis ou manifesté leur volonté d’y mettre un terme.
4Le spécimen de leur signature est déposé sur les comptes bancaires ou postaux pour lesquels ils sont appelés à agir.
Art. 35 En aucun cas le collaborateur qui a participé comme initiateur principal ou cosignataire à un engagement financier dans le cadre de son pouvoir de représentation, n’est autorisé à participer à la phase de l’exécution.
Art. 36 Il incombe à tout collaborateur invité à exécuter un engagement pour l’Université de s’assurer que les procédures d’engagement ci-devant ont été respectées et que seuls des collaborateurs compétents et/ou dûment autorisés au sens de ce qui précède ont contracté l’engagement.
Art. 37 1Le collaborateur qui exécute un engagement décidé par un membre compétent de l’institution n’a ni le pouvoir ni le droit d’en modifier les modalités ou les termes. S’il le fait malgré tout, l’auteur initial de l’engagement est libéré de toute responsabilité.
2En cas d’erreur flagrante ou si l’engagement apparaît à l’évidence comme contraire aux dispositions légales ou aux usages en vigueur, les collaborateurs chargés de l’exécution refusent de l’exécuter et en avertissent l’auteur ou, en cas de besoin, leur supérieur hiérarchique.
Art. 38 Le bureau de la comptabilité générale est compétent pour la tenue à jour des spécimens de signature de référence des différents collaborateurs autorisés à engager l’Université.
Dispositions finales et transitoires
Art. 39 1Les engagements qui déploient encore des effets mais qui ont été conclus avant l’entrée en vigueur du présent règlement, demeurent valables. Leur exécution est cependant subordonnée aux présentes dispositions.
2Les engagements en cours de négociation mais qui n’ont pas encore été formellement conclus sont soumis aux présentes dispositions.
3Les collaborateurs concernés disposent d’un délai de 6 mois pour requérir une autorisation au sens de l’article 18 du présent règlement.
4Les facultés disposent d’un délai de 6 mois pour élaborer et soumettre au rectorat un règlement concernant le pouvoir interne de représentation et au sein de leurs sous-unités. Passé ce délai, tant et aussi longtemps que le règlement n’est pas ratifié par le rectorat, seul le doyen est autorisé à engager la faculté.
Art. 40 Tout texte antérieur en rapport avec le pouvoir de représentation et de signature de l’Université est abrogé, notamment le règlement concernant le pouvoir de décision des responsables des services universitaires, du 22 mai 20013).
Art. 41 Le présent règlement entre en vigueur avec effet immédiat.
Notes:
(*) FO 2007 No 6
1) RSN 416.10
2) RSN 416.101.01