26 mars 2001	Règlement concernant la communication du Conseil d'Etat et de l'administration cantonale (*)

Le Conseil d'Etat de la République et Canton de Neuchâtel,

vu la loi sur l’organisation du Conseil d’Etat et de l’administration cantonale, du 22 mars 1983¹⁾;

sur la proposition de son président,

arrête:

 

 

TITRE PREMIER

Généralités

But

Article premier   ¹Le présent règlement a pour but de déterminer les principes et les modalités de la communication externe et interne du Conseil d’Etat et de l’administration cantonale.

²Sont réservées les dispositions particulières relatives à des situations de crise ou de catastrophe ainsi qu’à l’information du Grand Conseil et des autorités judiciaires.

 

Principes

Art. 2   ¹Le Conseil d’Etat et l’administration cantonale appliquent les principes de la transparence et de l’accès facilité à l’information.

²Ils prennent en considération les besoins des médias pour autant que cela n’entrave pas le fonctionnement normal des services.

 

Limites

Art. 3   ¹L’information est limitée lorsque sont en jeu des intérêts publics ou privés prépondérants, notamment lorsque la communication de renseignements ou de documents:

a)  peut porter atteinte à la sphère privée ou révéler des données protégées;

b)  peut entraver le processus normal de décision;

c)  risque de compromettre l’issue d’une procédure administrative ou judiciaire;

d)  menace la sécurité publique;

e)  entraîne des recherches manifestement disproportionnées avec l’intérêt de l’information, notamment lorsque la demande conduirait l’unité administrative, compte tenu de son personnel, à négliger l’accomplissement de ses tâches;

f)   se heurte à des dispositions de droit supérieur.

²Les raisons d’un refus total ou partiel de l’information sont, sur demande, expliquées.

 

Expression politique

Art. 4   Seuls les membres du Conseil d’Etat sont autorisés à exprimer un point de vue politique.

 

Responsabilités

Art. 5   ¹La chancellerie d’Etat est responsable de l’information externe et interne du Conseil d’Etat et de l’administration cantonale.

²Les départements exercent cette responsabilité dans les domaines qui les concernent.

 

Conférence des secrétaires généraux

Art. 6   ¹La Conférence des secrétaires généraux, le cas échéant élargie, est chargée de prendre en compte les attentes dans les domaines de l’information et de faire toute proposition utile au Conseil d’Etat en la matière.

²Présidée par le chancelier d’Etat, elle réunit les chargé(e)s de communication, les personnes de référence et les secrétaires généraux.

 

TITRE II

Information d’office

CHAPITRE PREMIER

Conseil d’Etat

Orientation générale

Art. 7   Le Conseil d’Etat donne une orientation générale sur son action et sa politique lors de rencontres semestrielles avec les représentants de la presse. Il organise périodiquement le même genre de séances à l’intention des cadres supérieurs de l’administration cantonale.

 

Information régulière

Art. 8   ¹En règle générale, les principales décisions du Conseil d’Etat font l’objet d’une information donnée sous forme d’un communiqué de presse diffusé le lendemain de la séance.

²Une information spécifique est donnée aux secrétaires généraux par le chancelier d’Etat sur les travaux du Conseil d’Etat après chaque séance.

 

Information ponctuelle

Art. 9   Lorsqu’il le juge nécessaire, le Conseil d’Etat donne une information ponctuelle par le biais d’une conférence, d’un point ou d’un communiqué de presse.

 

Communiqués

de presse

Art. 10   ¹Les communiqués de presse sont préparés par les services émetteurs d’une décision du Conseil d’Etat, si nécessaire avec l’aide de la chancellerie.

²Ils accompagnent toute décision d’intérêt général et digne d’information.

³Après validation par les personnes autorisées, ils sont diffusés par la chancellerie à la presse, aux chefs et cheffes de service et d’office, aux secrétaires généraux et secrétariats de département, voire selon leur nature, à l’ensemble de la fonction publique cantonale. Ils sont publiés immédiatement sur le site cantonal Internet.

 

Conférences

de presse

Art. 11   ¹La coordination des conférences de presse est assurée par la chancellerie d’Etat qui est consultée avant le choix définitif d’une date.

²L’invitation à la conférence de presse est rédigée et envoyée par la chancellerie sur la base d’un formulaire ad hoc rempli par le service concerné.

³En règle générale, un dossier de presse est distribué aux journalistes présents ainsi qu’un communiqué de presse résumant l’objet de la conférence.

⁴La chancellerie assure la diffusion générale du communiqué de presse dès la fin de la conférence de presse.

⁵Le dossier et le communiqué de presse sont préparés par le(s) service(s) organisateur(s) de la conférence de presse avec l’aide, si nécessaire, de la chancellerie.

 

Information en cas de scrutin populaire

Art. 12   ¹Lors de tout scrutin populaire cantonal, la chancellerie édite un fascicule d’information à l’intention du corps électoral.

²Ce fascicule résume et explique la position des autorités. Il offre également la possibilité de s’exprimer à d’éventuels comités référendaires ou d’initiative.

 

CHAPITRE 2

Départements

Organisation

Art. 13   ¹L’information est placée sous l’autorité du chef ou de la cheffe du département qui peut déléguer certaines responsabilités.

²Une personne de référence en matière de communication est désignée pour chaque département.

³Sauf cas d’urgence, aucun(e) chef(fe) de service n’est habilité(e) à prendre l’initiative d’une information sans l’autorisation du chef ou de la cheffe du département.

 

Secrétaires généraux

Art. 14   Les secrétaires généraux transmettent aux services concernés, en concertation avec leur chef ou cheffe de département, les informations nécessaires au suivi des séances du Conseil d’Etat.

 

Conférences et communiqués de presse

Art. 15   Les règles relatives à la tenue des conférences de presse et à la diffusion des communiqués de presse contenus aux articles 9 et 10 du présent règlement sont applicables par analogie à l’information des départements.

 

TITRE III

Information sur demande

Matière déjà publiée

Art. 16   Les membres de la fonction publique sont autorisés à communiquer des renseignements ou documents ayant déjà fait l'objet d'une publication (loi, arrêté, rapport, communiqué, etc.).

 

Matière non encore publiée

Art. 17   Lorsque l’information sollicitée ne relève pas ou pas encore d’une matière ayant un caractère public, le membre de la fonction publique en référera à son chef(fe) de service, à défaut au secrétaire général ou à la secrétaire générale du département ou à la chancellerie avant d’apporter une réponse.

 

Principes et limites

Art. 18   En tout état de cause seront pris en considération les principes et limites figurant aux articles 2 et 3 du présent règlement.

 

Entrée en vigueur et publication

Art. 19   ¹Le présent règlement entre immédiatement en vigueur.

²Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.

 

 

 

Notes:

(*)         FO 2001 N^o 24

 

1)         RSN 152.100