21

août

2002

 

Règlement d'exécution
de la loi sur les établissements spécialisés pour personnes âgées

(*)

 

Etat au
1er janvier 2011

 

Le Conseil d'Etat de la République et Canton de Neuchâtel,

vu la loi de santé (LS), du 6 février 19951);

vu la loi sur les établissements spécialisés pour personnes âgées (LESPA), du 21 mars 19722);

vu la loi sur les subventions, du 1er février 19993);

vu le règlement sur l'autorisation et la surveillance des institutions (RASI), du 21 août 20024);

vu le préavis du Conseil de santé, du 20 juin 2002;

sur la proposition de la conseillère d'Etat, cheffe du Département de la justice, de la santé et de la sécurité,

arrête:

 

 

chapitre premier  

But

But

Article premier   Le présent règlement a pour but de définir et de préciser les modalités financières découlant de la loi sur les établissements spécialisés pour personnes âgées (LESPA).

 

CHAPITRE 2

Organisation

Autorités compétentes

Art. 25)   1Le Département de la santé et des affaires sociales (ci-après: le département) est chargé de l'application de la loi sur les établissements spécialisés pour personnes âgées (LESPA), du 21 mars 1972, et de ses dispositions d'exécution.

2Le service de la santé publique (ci-après: le service) est l'organe d'exécution du département conformément à l'article 8, alinéa 3, de la loi de santé (LS), du 6 février 1995.

3Le service accomplit les tâches que lui confient la LESPA et le présent règlement. En outre, il applique les dispositions de la loi de santé et du règlement sur l'autorisation et la surveillance des institutions en relation avec ce domaine.

 

CHAPITRE 3

Bénéficiaires

Reconnaissance d’utilité publique

Art. 3   1Les établissements peuvent être reconnus d'utilité publique lorsqu'ils sont intégrés dans la planification cantonale, qu’ils sont constitués en fondation ou association, qu'ils ne poursuivent aucun but lucratif, qu'ils satisfont aux autres conditions de la LS, notamment à celles prévues par les articles 79, 80, 81, 84 et 85 et qu'ils en font la requête au département.

2La reconnaissance d'utilité publique de l'établissement au sens de l'article 84 LS ouvre le droit aux subsides d'exploitation dès le premier jour du mois où la demande a été déposée au département.

3La reconnaissance d'utilité publique, au sens des articles 84 LS et 5 et 6 LESPA, est arrêtée par le Conseil d'Etat.

 

Catégories d'établissements reconnus

Art. 4   Pour être reconnus d’utilité publique, les établissements doivent en outre appartenir, au sens des articles 28 et suivants du règlement sur l'autorisation et la surveillance des institutions (RASI), à l’une des catégories suivantes:

a)  les foyers de jour;

b)  les appartements protégés;

c)  les homes;

d)  les homes médicalisés.

 

Établissements spécialisés pour adultes handicapés ou dépendants

Art. 5   Conformément à l’article 2 LESPA, le présent règlement s'applique par analogie aux établissements spécialisés pour adultes handicapés ou dépendants domiciliés dans le canton.

 

Résidant-e-s hébergé-e-s dans des établissements reconnus d’utilité publique

Art. 6   Les personnes hébergées dans des établissements reconnus d'utilité publique peuvent bénéficier d'une aide financière directe à la personne adulte, âgée, handicapée ou dépendante.

 

 

Résidant-e-s hébergé-e-s dans des établissements non reconnus d’utilité publique

Art. 7   Les personnes hébergées dans des établissements non reconnus d'utilité publique peuvent bénéficier de subsides spéciaux, pour autant que lesdits établissements respectent les dispositions de l'article 19a LESPA, ainsi que celles des articles 15, 18 à 30 et 36 à 40 du présent règlement.

 

CHAPITRE 4

Réduction des prix de pension

Demande de participation

Art. 8   1Les personnes n'ayant pas les ressources nécessaires pour assumer les frais de leur prix de pension en établissement et qui veulent faire valoir leurs droits à un prix de pension réduit doivent déposer une demande écrite auprès du service, sur le formulaire officiel prévu à cet effet.

2La demande doit fournir des indications sur la situation familiale de la personne requérante et sur sa situation financière actuelle.

3Elle doit parvenir au service dans les six mois suivant l'entrée dans l'établissement.

 

Naissance et extinction du droit

Art. 9   1Le droit à un prix de pension réduit prend naissance le jour d'entrée dans l'établissement pour autant que soient remplies toutes les conditions légales auxquelles il est subordonné, à défaut le premier jour du mois où les conditions sont remplies.

2Le droit s'éteint le jour où l'une des conditions dont il dépend n'est plus remplie.

 

Cas particuliers

Art. 10   Le droit à un prix de pension réduit peut être accordé rétroactivement sur une période n'excédant pas douze mois depuis le dépôt de la demande lorsque le service estime que les circonstances particulières du cas l'exigent.

 

Obligation de renseigner

Art. 11   1Le requérant, la requérante ou son représentant légal doit fournir tous les renseignements et justificatifs demandés, concernant ses revenus et son état de fortune. La personne autorisera, notamment le service, à enquêter auprès des établissements bancaires, propriétaires, gérances d'immeubles ou toute autre institution.

2Les services cantonaux et communaux, les employeurs éventuels, les assureurs ainsi que les proches du requérant ou de la requérante sont tenus de fournir au service tous les renseignements utiles à l'exécution de ses tâches.

3Le requérant, la requérante ou son représentant légal doit également communiquer sans retard au service toute modification de sa situation financière.

 

Ressources minimales des résidant-e-s

Art. 12   1Les ressources propres de chaque requérant-e doivent être au moins égales au minimum garanti par la législation sur les prestations complémentaires à l'assurance-vieillesse, survivants et invalidité (LPC).

2Dans le cas contraire, le requérant ou la requérante peut demander l'aide des services de l'action sociale pour financer la différence entre les ressources minimales garanties et ses ressources effectives.

3Le requérant ou la requérante ne disposant pas des ressources minimales susvisées mais d'une fortune ne peut prétendre à une réduction de son prix de pension avant que sa fortune n'atteigne la limite fixée par la LPC.

 

Décision

Art. 13   Le service rend une décision sur chaque demande de réduction du prix de pension. Il se prononce également lors de toute modification de la situation financière du requérant ou de la requérante.

 

Participation des pouvoirs publics aux prix de pension reconnus; principe

Art. 146)   1La participation des pouvoirs publics aux prix de pension correspond à la différence entre les ressources minimales de la personne hébergée et les prix de pension reconnus au sens de l'article 32, respectivement des articles 39, 39a et 40 du présent règlement.

2Les jours d’entrée et de sortie sont pris en compte, sauf en cas de transfert d'une institution à une autre (établissement ou hôpital). Dans ce cas, l’heure de référence est fixée à 12 heures.

3Aucune journée de réservation de la chambre n'est prise en compte avant et après les jours d’entrée ou de sortie.

4En cas d’hospitalisation, de vacances ou de congé, un prix de réservation de la chambre correspondant aux 80% du prix de pension normalement exigible est pris en compte dès le 8e jour.

 

Obligations des établissements

Art. 15   Les établissements dont les résidant-e-s bénéficient d'une réduction de leur prix de pension doivent:

a)  informer le service au moyen des formules officielles de toutes les situations ayant trait aux séjours des résidant-e-s bénéficiaires (avis d’entrée, de sortie, de transfert, de décès, avis de mutation – congés, vacances – etc.) dans les 10 jours suivant l’événement;

b)  contrôler les bordereaux mensuels de paiement de la participation des pouvoirs publics aux prix de pension et en attester l'exactitude jusqu'au 10 du mois suivant. A défaut, le paiement du bordereau suivant sera ajourné.

 

Directives du département

Art. 16   Le département édicte les directives relatives aux modalités d'intervention financière en matière de réduction des prix de pension.

 

Établissements sis hors du canton

Art. 17   Le service fixe, dans chaque cas d'espèce, les modalités d'intervention financière en faveur des personnes visées à l'article 19 LESPA, en séjour dans des établissements sis en dehors du canton.

 

CHAPITRE 5

Subsides d’exploitation et prix de pension reconnus

Section 1: Dispositions générales

Plan comptable

Art. 18   La comptabilité doit être tenue d’après le plan comptable uniforme neuchâtelois, sur la base d’une année civile.

 

Charges prises en considération

Art. 19   1Conformément à la loi, seules sont reconnues les charges réelles occasionnées par une gestion judicieuse et économique, dûment comptabilisées, qu'elles soient couvertes par l'établissement lui-même ou par un fonds qui en dépend.

2Sont pris en considération:

a)  les salaires versés au personnel jusqu'à concurrence des normes de subventionnement applicables en matière de rémunération du personnel du domaine de la santé arrêtées par le Conseil d'Etat et des dispositions d'application décidées par le département;

b)  les prestations ordinaires versées à des institutions d'assurance ou de prévoyance en faveur du personnel;

c)  les prestations extraordinaires versées à des institutions d'assurance ou de prévoyance en faveur du personnel, sous la forme de contributions d'entrée ou de rappels de cotisations, dans la mesure où ces prestations ont été préalablement admises par le département;

d)  toute autre dépense dont le principe et le montant ont été admis préalablement par le département.

 

Charges non prises en considération

Art. 207)   Ne sont notamment pas pris en considération:

a)  les dépenses occasionnées par la participation de la direction et du personnel à des congrès professionnels à l'étranger;

b)  les sommes versées aux résidant-e-s à titre d'argent de poche;

c)  les frais relatifs, notamment, aux honoraires pour soins dentaires, aux frais d'acquisition d'articles de toilette personnels, aux frais de coiffeur, ainsi que les frais habituels à charge de la personne hébergée;

d)  les pertes sur débiteurs sans acte de défaut de biens;

e)  les pertes subies lors de la vente de titres;

f)   les sommes dont est débité le compte d'exploitation pour la constitution de fonds de réserve en dehors des cas prévus aux articles 34 et 38, alinéas 4, 5 et 7, du présent règlement;

g)  les intérêts des comptes de construction avant consolidation.

h)  les frais médicaux et thérapeutiques facturables aux assureurs-maladie;

 

Recettes prises en considération

Art. 218)   1En principe et conformément à la LESPA, toutes les recettes sont prises en considération qu'elles soient réalisées par l'établissement lui-même ou par un fonds qui en dépend.

2Sont notamment pris en considération:

a)  les pensions versées par les personnes hébergées;

b)  les participations des assureurs-maladie, des personnes hébergées et du canton aux coûts des soins;

c)  abrogé;

d)  le rendement de la fortune;

e)  le produit de la vente commerciale d'objets fabriqués dans l'établissement;

f)   les remboursements effectués par ou pour le personnel en contrepartie de prestations servies en nature;

g)  les remboursements d'indemnités pour perte de salaire en cas d'accident, de maladie ou de service militaire du personnel.

 

Recettes non prises en considération

Art. 22   1Ne sont en principe pas pris en considération, sous réserve de l'alinéa 2:

a)  les bénéfices réalisés lors de la vente de titres;

b)  le produit des collectes, kermesses et autres recettes de même nature;

c)  les dons et legs attribués à un but spécial.

2Peuvent être pris en considération partiellement, dans une proportion décidée par le département selon l'importance de la somme et son affectation:

a)  le capital et le revenu des fonds spéciaux constitués par les libéralités de tiers et affectés à des buts déterminés;

b)  les dons et legs non attribués à un but spécial.

 

Exploitations annexes

Art. 23   Les charges et les recettes liées à l’exploitation d’une cafétéria ou de toute autre exploitation annexe reconnue, telle qu'ateliers ou exploitation agricole, sont comptabilisées de manière séparée et prises en compte dans le cadre des charges et recettes reconnues.

 

Section 2: Comptes annuels d’exploitation

Présentation des comptes

Art. 24   1Les établissements reconnus d’utilité publique et les établissements non reconnus d’utilité publique qui souhaitent que leurs résidant-e-s puissent bénéficier de réduction de prix de pension doivent présenter leurs comptes au service au moyen du fichier informatique prévu à cet effet. Ce fichier comprend notamment les comptes de bilan, de profits et pertes et autres annexes et doit être soumis au service jusqu’au 30 avril de l’année suivant l'exercice concerné.

2Ces comptes annuels doivent être révisés par une fiduciaire agréée, conformément à la directive édictée par le département.

3En cas de non-respect des délais ou si les documents présentés ne respectent pas les exigences du présent règlement, le service cesse immédiatement tout versement et se réserve le droit de réclamer le remboursement intégral des versements effectués pour l’exercice concerné.

4Les subventions sont octroyées sur la base des comptes annuels d’exploitation; tout versement effectué sur une base budgétaire doit être considéré comme acompte sur les subventions finales.

 

Gestion d’un exercice comptable

a) dotation requise PLAISIR

Art. 25   1L’établissement est compétent pour adapter les effectifs du personnel soignant en fonction de l’évolution de la dotation requise calculée selon la Méthode "Planification informatisée des soins infirmiers requis" (PLAISIR), dans le cadre des dispositions en vigueur.

2La dotation requise doit être calculée et justifiée au moyen du fichier informatique prévu à cet effet.

3Les charges salariales du personnel soignant liées à l'évolution des soins requis et les recettes des assureurs-maladie en découlant sont reconnues sous réserve de l'utilisation des fonds de fluctuation de recettes visés aux articles 34, 35 et 38, alinéa 5, du présent règlement.

4La charge financière découlant d’une dotation en personnel soignant supérieure à 100% de la dotation requise n’est pas reconnue.

 

b) autres charges

Art. 26   1L’établissement est compétent pour gérer les autres postes de charges, dans le respect des dispositions en vigueur.

2Les écarts de ±10% entre les comptes présentés et ceux de l’année précédente doivent faire l'objet d'explications écrites, pour autant que cet écart représente un montant supérieur à 5000 francs.

3L’établissement sollicite l’aval du service concernant toute modification substantielle de la structure de l’effectif en personnel du secteur socio-hôtelier ou de la structure des autres charges d’exploitation.

 

c) recettes

Art. 27   1Les recettes de pensions et les montants versés par les assureurs-maladie doivent être justifiés par les annexes informatisées officielles.

2Concernant les autres postes de recettes, les écarts de ±10% entre les comptes présentés et ceux de l’année précédente doivent faire l'objet d'explications écrites, pour autant que cet écart représente un montant supérieur à 5000 francs.

 

Section 3: Prévisions budgétaires

Présentation des budgets

Art. 28   1Les établissements ont l’obligation d’élaborer des prévisions budgétaires.

2Dans des situations particulières, le service se réserve le droit de requérir leur présentation au moyen du fichier informatique prévu à cet effet.

 

Dotation soignante

Art. 29   Les dotations en personnel soignant portées au budget doivent représenter le 95% de la dotation requise selon la Méthode PLAISIR. Cette mesure doit permettre d’absorber en partie les fluctuations en termes de dotation requise.

 

Prix de pension

Art. 30   1Les prix de pension portés au budget sont avalisés par le département, respectivement le service, le cas échéant après une procédure de négociation entre l'établissement et le service.

2Les prix de pension avalisés sont appliqués dans le cadre du traitement des demandes de réduction des prix de pension. Ils doivent être confirmés ou infirmés sur la base des comptes annuels d’exploitation.

 

Section 4: Etablissements reconnus d’utilité publique au sens de l’article 4 du présent règlement (établissements LESPA)

Investissements

Art. 31   1L'établissement est compétent pour tout renouvellement du matériel et de l’équipement.

2Pour toute nouvelle acquisition dépassant 10.000 francs par objet ainsi que pour tous travaux de transformation touchant au bâtiment, l’établissement soumet ses projets au service.

3Les amortissements doivent être calculés sur les valeurs d’acquisition à hauteur de 5% sur les équipements techniques lourds (chauffage, ascenseurs notamment), de 12,5% sur les équipements médicaux, de  25% sur les équipements informatiques et de 10% sur les autres équipements.

4Les amortissements du bâtiment doivent être équivalents au montant de l’amortissement hypothécaire; à défaut, l’amortissement sera calculé à hauteur de 2% sur la valeur active.

 

Calcul des prix de pension

Art. 32   Les prix de pension doivent être calculés de manière à ce qu’ils couvrent, respectivement qu’ils s’approchent le plus possible du prix coûtant.

 

Pertes d’exploitation reconnues

Art. 33   Les pertes d’exploitation découlant d’une gestion conforme aux dispositions du présent règlement sont reconnues par le département.

 

Bénéfices d’exploitation

Art. 34   1Un éventuel bénéfice d'exploitation réalisé par  l'établissement  est provisionné au fonds de fluctuation de recettes; le montant du fonds ne doit pas excéder 10% de l’équivalent d’une année de facturation aux assureurs-maladie.

2Le service se réserve le droit de demander un remboursement partiel ou total des contributions à la réduction des prix de pension.

3Pour le solde, le bénéfice est réinvesti dans l'établissement, sous forme d’amortissements extraordinaires ou de provisions pour investissements futurs, conformément aux décisions prises dans chaque cas par le service.

 

Utilisation du

fonds de fluctuation de recettes

Art. 35   Le fonds de fluctuation ne peut être utilisé qu'avec l'accord du département.

 

Section 5: Etablissements non reconnus d’utilité publique (établissements privés)

Principe

Art. 36   1La direction de l'établissement est compétente pour l'ensemble de sa gestion en conformité avec les dispositions légales en vigueur.

2L'établissement qui offre à ses résidant-e-s la possibilité d'obtenir des subsides spéciaux est soumis aux dispositions prévues aux articles 37 à 40 du présent règlement.

 

Salaires de direction

Art. 37   1Le salaire du directeur ou de la directrice de l'établissement privé est reconnu à hauteur du salaire maximum que recevrait le directeur ou la directrice d'un établissement LESPA de même taille, le cas échéant après adaptation liée à l’horaire hebdomadaire de travail (42,5 heures au maximum).

2En cas de gestion de l'établissement par un couple, pour autant que le conjoint ou la conjointe n'occupe pas d'autre fonction spécifique dans l'institution, le salaire global pris en compte est au maximum le 170% de celui visé à l'alinéa 1.

 

Dispositions particulières

Art. 38   1Les charges sociales payées par un-e exploitant-e indépendant-e pour son propre compte sont reconnues selon les normes admises par le service cantonal des contributions.

2A l'exclusion de tout autre type de contrat d'assurance sur la vie, les primes d’assurances sur la vie "risque pur" sont reconnues à 100% lorsqu’elles sont mises en garantie d’un crédit bancaire au nom de l'établissement.

3Les charges fiscales effectives sont reconnues jusqu'à concurrence de 35% du bénéfice maximum admissible.

4Les provisions sont acceptées pour autant qu’elles soient attribuées et utilisées dans les 3 ans qui suivent leur création, respectivement dans les 5 ans pour les projets de plus de 100.000 francs.

5Les fonds de fluctuation de recettes sont reconnus tant qu’ils n’excèdent pas 10% de l’équivalent d’une année de facturation aux assureurs-maladie.

6Les intérêts sur fonds propres et prêts de tiers sont reconnus lorsqu’ils sont calculés sur des montants figurant clairement au bilan, à l’exclusion du compte privé, des provisions et des fonds d’amortissement. Le rendement ne pourra dépasser le taux de référence de la Banque cantonale neuchâteloise pour une hypothèque en 1er rang majoré de 3 points. Le montant investi dans le cadre de l'acquisition d'une société anonyme est rémunéré aux mêmes conditions, la preuve de l'investissement devant être fournie.

7Les amortissements sont reconnus pour autant qu’ils respectent les taux admis par le service cantonal des contributions; l'amortissement sur immeuble est reconnu à hauteur de 4% au maximum sur la valeur de l'estimation cadastrale dès que celle-ci est atteinte au bilan, ou à hauteur de l'amortissement hypothécaire demandé par la banque.

8Les locations versées au propriétaire-exploitant ou à sa parenté doivent être justifiées. Elles représentent au maximum un rendement calculé sur la valeur de l'estimation cadastrale de l'immeuble, au taux de référence de la Banque cantonale neuchâteloise pour une hypothèque en 1er rang majoré de 4 points.

9Les dépenses liées à la consommation personnelle de la direction doivent être également comptabilisées en recettes.

 

Prix de pension reconnus

Art. 39   1Les prix de pension sont reconnus dans la mesure où le bénéfice d’exploitation ne dépasse pas le 50% du salaire de direction, déterminé selon l’article 37, alinéa 1, du présent règlement.

2Lorsque le bénéfice est plus élevé qu’autorisé, les prix de pension précédemment avalisés sont abaissés proportionnellement jusqu’à concurrence du bénéfice maximum accepté.

 

Prix de pension reconnus maximum

Art. 39a9)   Les prix de pension reconnus peuvent être plafonnés par voie d'arrêté.

 

Taux d’occupation

Art. 40   1Au-dessous d'un taux d’occupation de 85%, les prix de pension ne sont pas reconnus et aucun subside spécial ne peut être versé.

2Lorsque l’inoccupation est due à des travaux effectués dans l'établissement, aucune pénalité n’est appliquée pendant la période correspondante.

 

CHAPITRE 6

Dispositions particulières concernant les établissements reconnus d'utilité publique (établissements LESPA)

Médecins responsables

a) homes médicalisés

Art. 41   1Les homes médicalisés  doivent disposer d'un ou de plusieurs médecins chargés de la surveillance médicale de l'établissement. Ceux-ci doivent faire l'objet d'une nomination qui doit être ratifiée par le département.

2Le ou les médecins désignés sont responsables de l'organisation médicale de l'établissement. Ils donnent les ordres médicaux délégués au personnel soignant et médico-thérapeutique.

3L'avis du ou des médecins responsables est requis par l'établissement pour l'agencement et l'aménagement des installations nécessaires au bien-être général et à la santé des résidant-e-s.

4L'établissement communique au service toute modification dans la composition et le taux d'activité de son personnel médical.

 

b) homes

Art. 42   1Les homes sont ouverts aux médecins de leur région.

2Une convention peut être conclue entre le home et des médecins de la région pour assurer un service médical adapté.

 

Directeur

Art. 43   1La nomination en qualité de directeur ou de directrice d'un établissement doit être ratifiée par le département.

2L'établissement doit aviser le service du départ du directeur ou de la directrice et des modalités de son remplacement.

 

CHAPITRE 7

Voies de droit et restitution

Procédure

Art. 44   La procédure de recours est régie par la loi sur la procédure et la juridiction administratives (LPJA), du 27 juin 197910).

 

Recours

Art. 4511)   Les décisions du service peuvent faire l'objet d'un recours au département, puis au Tribunal cantonal.

 

Restitution

Art. 46   1Dans le cas de délais administratifs non tenus ou dans les situations visées aux articles 39 et 40 du présent règlement, les établissements doivent restituer tout montant qui s'avérerait indûment perçu.

2Cette restitution peut faire l'objet d'un intérêt moratoire selon le taux de référence fixé par la Banque cantonale neuchâteloise. L'intérêt est calculé depuis la date du versement dans le cas de délais administratifs non tenus et depuis la date de la demande dans les situations visées aux articles 39 et 40.

 

CHAPITRE 8

Dispositions finales

Abrogation

Art. 47  Le règlement d'exécution de la loi sur les établissements spécialisés pour personnes âgées (RELESPA), du 28 mai 197412), est abrogé.

 

Entrée en vigueur et publication

Art. 48   1Le présent règlement entre immédiatement en vigueur.

2Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.

 

 

 

Notes:

(*)         FO 2002 No 63

 

1)         RSN 800.1

 

2)         RSN 832.30

 

3)         RSN 601.8

 

4)         RSN 800.100.01

 

5)         Teneur selon A du 24 mai 2006 (FO 2006 N° 39)

 

6)         Teneur selon A du 21 décembre 2005 (FO 2005 N° 100)

 

7)         Teneur selon A du 15 décembre 2010 (FO 2010 N° 50) avec effet au 1er janvier 2011

 

8)         Teneur selon A du 15 décembre 2010 (FO 2010 N° 50) avec effet au 1er janvier 2011

 

9)         Introduit par A du 21 décembre 2005 (FO 2005 N° 100)

 

10)       RSN 152.130

 

11)       Teneur selon A du 22 décembre 2010 (FO 2010 N° 51) avec effet au 1er janvier 2011

 

12)       RLN V 672