601.30
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10 janvier 2024
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Règlement
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État au |
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Le Conseil d’État de la République et Canton de Neuchâtel,
vu la loi sur les finances de l'État et des communes (LFinEC), du 24 juin 2014[1] ;
vu le règlement général d'exécution de la loi sur les finances de l'État et des communes (RLFinEC), du 20 août 2014[2] ;
vu la loi sur l'organisation du Conseil d'État et de l'administration cantonale (LCE), du 22 mars 1983[3] ;
vu la loi sur le traitement des données à des fins de gestion administrative et financière au sein de l’État, du 5 décembre 2017[4] ;
sur proposition du conseiller d'État, chef du Département des finances et de la santé,
arrête :
Article premier 1Le service financier appuie le Grand Conseil et le Conseil d'État dans la définition de la politique financière et la met en œuvre avec la collaboration des secrétariats généraux de département et des services de l'État.
2Il est chargé de la préparation et du suivi de la planification financière, du budget et des comptes.
3Il préavise tout dossier ayant des incidences financières et prépare les bases de décisions financières pour les autorités politiques.
4Il est chargé de la gestion du portefeuille d’assurances de l’État et est à ce titre l’unique service habilité à acheter des prestations d’assurances.
5Il veille à l'application des principes de la gestion financière contenus dans la loi sur les finances de l'État et des communes (LFinEC), du 24 juin 2014, et son règlement général d'exécution ainsi que dans le modèle comptable harmonisé des collectivités publiques.
6Il supervise le contrôle de gestion dans le domaine financier et coordonne la mise en œuvre de la comptabilité analytique.
7Il dirige et est seul compétent pour la coordination et la gestion des procédures de recouvrement de l’État et supervise la gestion des débiteurs et la facturation, à l’exception des cas pour lesquels de justes motifs nécessitent la délégation à d’autres services de l’État.
8Il dirige et coordonne, avec le service informatique de l’entité neuchâteloise (SIEN) et les services métiers, les évolutions du système d’information et de gestion de l’État sous l’angle des flux métiers impactant la gestion financière, en amenant une vision consolidée transversale et des processus standards harmonisés avec les services concernés selon la stratégie du Conseil d’État.
9Il peut assurer un service financier professionnel à titre fiduciaire aux services de l’État ou institutions publiques, pour obtenir des gains d’efficience et garantir une continuité de leur conduite financière.
10Il assure en tout temps les obligations financières générées par les activités de l’État et l’optimisation de la gestion de la trésorerie ; dans ce cadre, il est compétent pour centraliser la gestion des liquidités de l’État et d’entités externes au travers de virements manuels de compte à compte et, d’autre part, de virements automatiques entre le compte principal et les comptes étant rattachés (centralisation automatisée des liquidités).
11Il est seul compétent pour toute ouverture, fermeture ou modification d’un compte bancaire ou postal au nom de l’État de Neuchâtel. Il peut autoriser, exceptionnellement, certains services à ouvrir, fermer ou modifier directement un compte bancaire ou postal.
12Il est seul compétent pour désigner les comptes bancaires qui doivent être intégrés au système de centralisation manuel ou automatique des liquidités. Les liquidités centralisées ne sont pas soumises à intérêt, qu’elles soient créancières ou débitrices.
13Il est seul compétent pour édicter les règles transversales en matière de gestion des liquidités des guichets et des caisses.
14Il est seul compétent pour négocier les emprunts de l’État, quelle qu’en soit la durée, ainsi que leur renouvellement, en conformité avec la stratégie en matière de placements approuvée par le Conseil d’État.
15Il peut faire appel à des tiers (consultants, courtiers) dans le cadre de la recherche de financements, de leur négociation et de leur conclusion ou dans le cadre de projets et analyses spécifiques.
16Il est seul compétent pour effectuer des placements de l’État, quelle qu’en soit la durée, ainsi que leur renouvellement, en conformité avec la stratégie en matière de placements approuvée par le Conseil d’État.
17Il est seul compétent pour octroyer des cartes de crédit et des cartes d’achat aux services de l’État ou à des collaborateurs de l’État dans le cadre de leurs fonctions. Il tient à jour l’inventaire des cartes de crédit et des cartes d’achats. Le contrôle des décaissements liés aux cartes de crédit et aux cartes d’achat incombe aux services détenteurs.
Art. 2 1Le service financier relève du département en charge des finances (ci-après : le département).
2Il comprend :
a) le domaine Planification, analyses et risques (PAR) ;
b) le domaine Comptabilité financière et analytique (CFA) ;
c) l’Office du Recouvrement de l'État (OREE) ;
d) le domaine Systèmes de gestion (SDG) ;
e) le domaine Finances communales et gestion fiduciaire (FCGF).
Art. 3 1Le service financier coordonne et met en œuvre la politique financière de l'État. À cet effet, il collabore étroitement avec la chancellerie et les secrétariats généraux des départements. Il coordonne le colloque des finances de l'État qui réunit les responsables financiers des départements et de la chancellerie.
2Il soutient les départements et leurs services dans le domaine des finances publiques.
3Il préside la commission des investissements de l'administration.
4Il peut représenter les actions de l'État dans les sociétés dont ce dernier est actionnaire et exercer les autres mandats de représentation qui lui sont confiés par le Conseil d'État.
Planification, analyses et risques (PAR)
Art. 4 Le domaine Planification, analyses et risques :
a) coordonne l'élaboration de la stratégie financière de l'État ;
b) conduit le processus d'établissement du budget et de la planification financière et produit les rapports y relatifs en coordination avec les autorités politiques ;
c) surveille la mise en place des crédits budgétaires et d'engagement ;
d) conduit les processus de prévisions financières en coordination avec les départements ;
e) gère et préavise les dépassements de crédits, crédits supplémentaires et complémentaires ;
f) préavise les projets et les dossiers qui ont une incidence financière à l'attention des autorités politiques et leur fournit les informations et bases de décision dont ils ont besoin en matière financière ; il peut également participer en amont à l'élaboration de projets stratégiques pour l'État ;
g) surveille l'application de la LFinEC au sein de l'État, propose sa mise à jour et préside l'organe consultatif technique institué entre l'État et les communes ;
h) assure la conception et la mise en œuvre du contrôle de gestion financière de l'État ;
i) participe, sur le plan financier, à l’élaboration et à la mise en œuvre du projet de gouvernance des partenariats de l'État ;
j) produit et communique les informations et statistiques financières en collaboration avec le service de statistique ;
k) dispense des formations dans le domaine des finances publiques ;
l) contrôle les risques financiers et d’assurance au niveau de l’État par la conceptualisation, la documentation, l’analyse, le contrôle et l’adaptation continue du système de contrôle interne financier transverse de l’État ;
m) gère le portefeuille des assurances de l'État.
Comptabilité financière et analytique (CFA)
Art. 5 Le domaine Comptabilité financière et analytique :
a) gère les comptes de l'État et leur bouclement ;
b) établit les comptes de résultat et des investissements consolidés ainsi que le bilan de l'État ;
c) produit le rapport de gestion financière ;
d) gère les opérations comptables liées au patrimoine de l'État ;
e) assure la gestion comptable des débiteurs et fournisseurs ;
f) surveille l'application et met à jour le modèle comptable harmonisé (MCH) et les procédures comptables ;
g) appuie et conseille les départements dans les tâches comptables et la sélection de systèmes et outils de gestion en lien avec la comptabilité ;
h) dirige la cellule de coordination TVA de l'État, assure la livraison des données à l'administration fédérale et met en place un système de décompte automatique avec les départements dans le respect des normes légales ;
i) assure la conception et la mise en œuvre de la comptabilité analytique ;
j) assure et coordonne, avec les services, la gestion des immobilisations de l’État du patrimoine administratif et financier (terrains, bâtiments, routes, machines, etc.) ;
k) soutient les services lors des saisies budgétaires et fournit les rapports d’analyse de suivi périodiques des comptes ;
l) gère les services de caisse et de paiements de l'État, sous réserve des compétences attribuées à d'autres services ou institutions ;
m) assure à l'État une trésorerie suffisante, en collaborant notamment avec la Banque Cantonale Neuchâteloise ;
n) négocie les conditions et prépare la conclusion d'emprunts de l'État et assure le service de la dette ; dans ce cadre, il peut conclure au nom du canton de Neuchâtel des opérations de swaps sur taux d'intérêts comme stratégie de couverture des risques de taux d'intérêts. L’usage d’instruments financiers à des fins spéculatives n’est pas autorisé. La décision de recourir à des produits dérivés est soumise à la validation préalable du Conseil d’État ;
o) fait valider au Conseil d’État, dans le cadre de la gestion de la dette et des emprunts, une liste des prêteurs potentiels. En cas d’urgence, la décision de recourir à un nouveau prêteur est soumise à la validation préalable du département ;
p) assure un plan de trésorerie prévisionnel en collaboration avec les services ;
q) assure un reporting périodique de la dette pour le Conseil d’État ;
r) administre la fortune mobilière de l'État (titres, prêts et participations), les cautions et garanties de l'État, ainsi que la fortune mobilière des fonds spéciaux appartenant à l'État ou qui sont gérés par lui ;
s) gère en collaboration tous les flux financiers entre l’État et les communes.
Office du Recouvrement de l’État (OREE)
Art. 6 1L'office du Recouvrement de l'État :
a) dirige et est seul compétent au sein de l’administration de la mise en place de la stratégie de recouvrement et de la gestion du recouvrement, y compris par la voie d’exécution forcée, pour les personnes physiques et morales des impôts communaux, cantonal et fédéral direct ainsi que des amendes, frais judiciaires, assistance judiciaire et toutes autres créances émises par l’État et les mandants ; pour ce faire l’OREE est habilité à déposer toutes les actions judiciaires nécessaires au recouvrement ;
b) est compétent pour le recouvrement des créances par le biais de l’hypothèque légale ou de la saisie immobilière des personnes physiques et morales propriétaires de biens immobiliers ;
c) est également chargé de l’application de la partie curative du dispositif cantonal de désendettement, en particulier de définir des solutions de paiement global permettant le désendettement du débiteur sur une période définie, pour toutes les créances ouvertes et échues au sein de l'administration, incluant également les charges fiscales courantes durant la période de désendettement sur la base de directives départementales ;
d) analyse, prépare et gère les dossiers pour le compte du SFIN, lequel octroie des aides financières sous forme de prêt pour permettre le désendettement du requérant ou de la requérante ;
e) prépare et gère les dossiers pour le compte du SFIN, lequel octroie des remises de dettes au nom de l’État, des communes et des entités autonomes qui l’ont mandaté ;
f) gère les successions dévolues à l'État ;
g) gère la compensation de créances et de factures ouvertes auprès de ses partenaires liées à l’octroi de subventions cantonales ou communales ;
h) relance et gère les créances « selon lettre a » qui avaient précédemment fait l’objet d’un acte de défaut de biens ;
i) relance et gère les actes de défaut de biens et les titres jugés équivalents transmis par l’office cantonal de l'assurance-maladie et des bourses d'études ;
j) peut proposer ses prestations à d'autres entités publiques ou parapubliques, notamment les communes, par le biais de conventions de prestations.
2Il intervient également sous forme de directives et de conseils auprès de ses partenaires pour toutes questions liées au recouvrement de leurs impayés.
3Dans le cadre de l'exécution de ses tâches, il peut traiter toutes les données qui lui sont nécessaires dans le respect des règles en matière de protection des données. Il peut en particulier récolter auprès de l'administration l'ensemble des informations indispensables pour recouvrer les créances impayées, ainsi que gérer un fichier contenant les données utiles à la gestion des dossiers.
Art. 7 Le domaine Systèmes de gestion :
a) dirige et coordonne, avec le SIEN et les services métiers, les évolutions du système d’information et de gestion de l’État (SIGE) sous l’angle des flux métiers impactant la gestion financière selon la stratégie du Conseil d’État ;
b) assure une standardisation des processus financiers transversaux en lien avec les systèmes de gestion et une intégration des outils métiers vers SIGE ;
c) assure la fourniture des plateformes nécessaires à une gestion financière intégrée ;
d) propose des simplifications des procédures internes dans les services de l’administration et organise le support nécessaire aux services de l’administration dans le cadre des changements d’organisation liés à SIGE ;
e) assure un accompagnement au changement et une communication en lien avec les changements des systèmes de gestion.
Finances communales et gestion fiduciaire
Art. 8 Le domaine Finances communales et gestion fiduciaire :
a) conduit des mandats de gestion financière pour le compte d’autres unités administratives de l’État ainsi que pour des entités externes, dans une optique de mutualisation de la fonction finance. Il assure la surveillance et le contrôle de la gestion financière des communes, s’assurant de la conformité aux exigences légales, et examine les rapports de révision ainsi que les budgets des communes en vue de leur approbation ;
b) assure la gestion de la comptabilité des mandants, en couvrant notamment l’ensemble des activités liées aux comptabilités auxiliaires (débiteurs, créanciers, immobilisations, etc.) et les opérations de bouclement ;
c) appuie et conseille les communes et ses différents partenaires dans le domaine financier et du contrôle de gestion ;
d) calcule et détermine les montants relatifs à la péréquation financière intercommunale et la péréquation verticale ;
e) assure le trafic de paiements des entités externes ;
f) fournit un appui et une expertise dans l’implémentation et le suivi du SCI, ainsi que dans toutes autres tâches relevant des missions du service financier ;
g) fournit un appui et une expertise administrative générale ;
h) assure un service financier professionnel conforme aux référentiels comptables ainsi qu’une permanence dans les tâches effectuées.
Art. 9 Le service financier prend toutes les dispositions nécessaires à la bonne exécution des tâches qui lui sont confiées, notamment par :
a) l'élaboration et la mise à jour de règlements et de directives nécessaires à l'application de la LFinEC et du modèle comptable harmonisé (MCH) ainsi que pour la mise en œuvre du recouvrement des créances de l'État, des communes et de la Confédération en application de la loi fédérale sur la poursuite pour dettes et la faillite ;
b) la conception, la mise à jour et la gestion des données de bases du système intégré de gestion financière, des plateformes et des interfaces y relatives ainsi que le système de gestion du recouvrement en collaboration avec le service informatique de l'entité neuchâteloise.
Art. 10 1Les fonctions de chef-fe du service financier, d'adjoint-e au/à la chef-fe de service, ainsi que le/la responsable de la trésorerie disposent de la signature collective à deux auprès des établissements financiers, permettant la signature des contrats d'emprunts, des actes de cautionnement, des documents de gestion des signatures et accès aux comptes bancaires et postaux, et tout autres documents relatifs à la relation d’affaire.
2Les emprunts à long terme (durée supérieure à 12 mois) sont ratifiés par un arrêté du Conseil d'État.
3Les contrats d'assurance doivent être signés collectivement à deux par le/la chef-fe du service financier, l'adjoint-e au/à la chef-fe de service, le/la chef-fe du domaine « Planification, Analyses et Risques » ou le/la gestionnaire des assurances. Une des deux signatures doit au moins être celle du/de la chef-fe de service ou de l'adjoint-e.
4Les contrats d'assurance soumis aux marchés publics sont ratifiés par un arrêté du Conseil d'État.
Art. 11 Le service financier peut, avec l'accord du/de la chef-fe du département, déléguer l'accomplissement de certaines tâches à d'autres services ou institutions.
Art. 12 Le règlement du service financier, du 17 août 2016[5], est abrogé.
Entrée en vigueur et publication
Art. 13 1Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2024.
2Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.